A organização e a estruturação das categorias de arquivos definem como pastas, documentos e guias de pagamento serão organizados e distribuídos para os seus clientes no portal web e no aplicativo móvel do escritório.
Com essa configuração ativa, a Inteligência Artificial da plataforma (incluindo o envio em lote via RubriVision) e os envios manuais rápidos direcionam automaticamente os arquivos para as pastas corretas, otimizando o fluxo de trabalho do escritório e facilitando o controle financeiro do cliente final.
1. Configurações #
Para acessar a página de Categorias de Arquivos, navegue pelo menu lateral do sistema em: Início > Configurações. No menu superior, clique na aba Categorias de arquivos.
2. Listagem de Categorias #
A interface apresenta todas as pastas cadastradas em uma tabela estruturada. Cada linha detalha os seguintes elementos:
- Ordem: Define a posição em que a pasta aparece para os clientes finais nos portais e aplicativos móveis. Use as setas de subir e descer para ajustar a ordenação.
- Nome da Categoria: A nomenclatura que identifica a pasta de arquivos (ex: Faturamento, Impostos, Folha de pagamento).
- Arquivos Associados: O volume total de arquivos armazenados sob aquela categoria específica.
- Tags/Subcategorias (Badges): Indicadores vinculados à categoria que orientam o mapeamento automático de documentos da Inteligência Artificial.
- Categoria de Contas?: Identifica se a categoria é destinada a obrigações financeiras/pagamentos (exibindo Sim) ou a documentos informativos em geral (exibindo Não).
- Ações: Atalhos para Editar ou Excluir a categoria.
ℹ️ Nota: Para a primeira categoria da lista, o botão de subir encontra-se desabilitado. O mesmo ocorre com o botão de descer para o último item.
3. Cadastrar e Editar Categorias #
Para gerenciar o seu catálogo de pastas, siga as instruções abaixo:
A. Cadastrar Nova Categoria #
- Clique no botão add Cadastrar categoria localizado no canto superior direito da tabela.
- No modal exibido, preencha o campo Nome (obrigatório, marcado com
*). - Escolha o Tipo de categoria selecionando um dos dois cards de opções:
- Documentos: Indicado para certidões, contratos e demonstrativos informativos (representado pelo ícone de artigo).
- Pagamentos: Indicado para guias tributárias, taxas ou boletos de honorários (representado pelo ícone de código de barras – define a propriedade “Categoria de contas?” como Sim).
- Clique no ícone de confirmação (Salvar) para concluir. O botão permanece desabilitado até que o nome seja preenchido.
⚠️ Atenção: Ao classificar uma categoria como Pagamentos, o cliente final ganha acesso a recursos adicionais no aplicativo móvel, como controle de status de pagamento ("Já Paguei"), leitura de linha digitável e Pix Copia e Cola.
B. Editar Categoria #
- Localize a categoria na grade e clique na ação Editar.
- Modifique o nome ou o tipo conforme necessário.
- Clique em Atualizar para aplicar as mudanças de forma imediata.
4. Excluir Categoria e Migrar Arquivos #
Para garantir a segurança dos documentos e evitar exclusões acidentais, a plataforma Rubri adota um comportamento dinâmico baseado no volume de arquivos vinculados:
4.1. Categoria sem arquivos vinculados (0 arquivos) #
- Clique no botão Excluir correspondente à categoria.
- O sistema exibirá uma mensagem de confirmação: “Deseja realmente excluir a categoria [Nome da Categoria]? Essa operação é irreversível”.
- Clique no botão de confirmação para remover a categoria definitivamente.
4.2. Categoria com arquivos vinculados (Migração Obrigatória) #
Se a categoria possuir arquivos associados, o sistema impede a exclusão direta e inicia a migração guiada:
- Clique em Excluir correspondente à categoria desejada.
- O sistema exibirá o modal informando que os arquivos precisam ser migrados. Clique em OK para abrir a ferramenta.
- No campo Nova categoria, selecione a pasta de destino que receberá os arquivos migrados.
- Clique em Migrar.
- Na mensagem de confirmação secundária (“Prosseguir? Este processo irá migrar [X] arquivos para a categoria [Nome da Destino]”), clique em Sim.
- O sistema efetuará a transferência. O contador de arquivos da categoria de origem será zerado (
0). - Por fim, clique no botão Excluir novamente na categoria original (agora vazia) e confirme a exclusão definitiva.
5. Parametrização de Categorias Padrão (Mapeamento de Fluxos) #
A seção Categorias Padrão (localizada logo abaixo da grade) é responsável por definir os destinos automáticos do sistema. Configurar estes parâmetros garante a eficiência da inteligência artificial (como a leitura automatizada de dados pelo RubriVision) e de envios rápidos de arquivos padrão:
- Padrão para documentos da empresa: Destina documentos institucionais, societários ou de cadastro do cliente.
- Padrão para DARF: Encaminha guias de DARFs detectadas pela leitura automatizada.
- Padrão para Simples Nacional: Encaminha guias do Simples Nacional.
- Padrão para férias: Destina arquivos de recibos e avisos de férias.
- Padrão para folha de pagamento: Destina folhas de pagamento de colaboradores e holerites.
- Padrão para honorários contábeis: Mapeia boletos ou faturas dos honorários do escritório
- Padrão para Faturamento: Destina relatórios e notas fiscais de faturamento da empresa.
- Padrão para Declarações Fiscais: Destina declarações entregues ao fisco.
- Padrão para outros documentos: Pasta padrão de destino para arquivos gerais sem correspondência de IA.
- Padrão para outros pagamentos: Destina guias e boletos diversos de pagamento.
- Padrão para outros Impostos: Pasta de destino para tributos não identificados especificamente.
Após mapear todos os fluxos, clique no botão Salvar (localizado no canto inferior esquerdo da seção) para gravar e aplicar as novas parametrizações.
6. Integração com Grupos de Acesso e Permissões #
A distribuição dos arquivos e a respectiva visibilidade dependem estritamente das configurações de permissões do escritório.
Ao clicar no botão Gerenciar grupos de permissões na interface de categorias, o operador é redirecionado à página de parametrização de segurança, onde poderá:
- Definir quais categorias de arquivos pertencem a cada grupo de permissão (ex: associar as categorias Férias e Folha de pagamento ao grupo Departamento Pessoal).
- Determinar quem (tanto colaboradores internos do escritório quanto usuários do cliente final) receberá as notificações e terá acesso para visualizar cada tipo de documento postado.
💡 Dica: Novos usuários são criados sem nenhuma permissão concedida (acesso restrito por padrão), exigindo a atribuição manual dos grupos no momento do cadastro. Já os usuários preexistentes mantêm o acesso total por padrão para garantir a continuidade operacional, até que haja uma alteração manual pelo administrador.