O Certificado Digital (PFX/A1) é indispensável para a automação de processos fiscais, emissão de obrigações e comunicação com órgãos governamentais. No Rubri , você conta com um módulo dedicado para realizar o upload, gerenciamento e armazenamento seguro dos certificados digitais de cada empresa cadastrada.
Neste artigo, você aprenderá como configurar um novo certificado digital, gerenciar a senha cadastrada com segurança criptográfica, realizar downloads com nomenclatura padronizada e acompanhar a trilha de auditoria da equipe.
1 - Gerenciar
No painel principal da plataforma, localize o cliente desejado e clique no botão Gerenciar.
2 - Configurações
Na tela de Gerenciamento do cliente, localize a opção Configurações.
3 - Certificado digital
Na tela de Configurações do cliente, localize a opção Certificado digital
4 - Configure o Certificado Digital
Ao acessar a tela de configuração quando não há certificado ativo (ou ao substituir um existente), você visualizará o bloco Configure o Certificado Digital.
Siga os passos abaixo para realizar o upload:
- Selecione o arquivo .pfx: Clique no botão de upload e escolha o arquivo do certificado digital em seu computador.
- Insira a senha do certificado: Digite a senha exata correspondente ao arquivo .pfx selecionado.
5 - Selecione o arquivo .pfx
Clique no botão de upload e escolha o arquivo do certificado digital em seu computador.
6 - Insira a senha do certificado
Digite a senha exata correspondente ao arquivo .pfx selecionado.
7 - Marque a caixinha para salvar a senha
Marque a caixinha para salvar a senha:
- Manter marcado “Salvar senha no banco” (Recomendado): A senha é armazenada com criptografia de ponta para permitir que o sistema realize rotinas automáticas de emissão e consulta sem intervenção manual.
- Desmarcar a opção: A senha será utilizada apenas em memória durante a validação inicial do arquivo e não será salva no sistema.
8 - Envie o certificado
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Atenção
Atenção: Atenção (Regra de Certificado Único): Cada empresa mantém apenas 1 certificado digital ativo por vez . Caso você faça o upload de um novo certificado, o antigo será substituído (soft-delete) automaticamente, mantendo o histórico interno de auditoria em segurança.
9 - Gerenciando o Certificado Digital Ativo
Após o upload concluído com sucesso, o painel exibirá as informações do Certificado Digital Atual :
- Baixar Certificado: Permite realizar o download do arquivo armazenado em nuvem privada. O arquivo é baixado automaticamente com o nome padronizado para facilitar a organização local:
NOME_DA_EMPRESA_CNPJ_OU_CPF.pfx. - Ver Senha (Exclusivo para Administradores): Por segurança, apenas administradores podem ver a senha. Ao clicar no botão, o sistema exibe um modal restrito com a senha decifrada e um botão Copiar para enviá-la para a sua área de transferência.
- Remover certificado: Desativa o certificado atual da empresa. Essa ação registra o evento de exclusão na trilha de auditoria do sistema.
10 - Trilha de Auditoria e Segurança da Equipe
Todas as ações sensíveis relacionadas ao certificado digital são registradas de forma imutável na Trilha de Auditoria da plataforma.
Para consultar o histórico de ações:
- Acesse Equipe > Atividade .
- Na tabela de atividades, você poderá rastrear os eventos referentes ao Certificado Digital:
Importante
Requisito: Transparência e Segurança: A gravação contínua do usuário, data/hora e IP de origem garante total rastreabilidade sobre quem interagiu ou visualizou dados sensíveis da empresa.
Alertas de vencimento na tela inicial
Os certificados digitais cadastrados nas empresas também são monitorados pelo Centro de Atenção, o painel Precisa da sua atenção da tela inicial. Ele mostra quantos certificados de clientes ativos estão vencidos (alerta crítico) ou vencem em breve (alerta de atenção), com atalho para a lista de clientes. Mantenha o certificado atualizado para não perder o aviso a tempo.