O módulo de Protocolos de Entrega e Auditoria do Rubri foi desenvolvido para solucionar um dos maiores gargalos operacionais das empresas contábeis: registrar a disponibilização e a leitura de guias, impostos, folhas de pagamento e obrigações fiscais.
Com esta funcionalidade, o escritório contábil reduz as discussões sobre o recebimento de guias de recolhimento, unifica a guarda de comprovantes digitais e físicos em um único painel e dispõe de relatórios com o histórico de cada entrega.
Principais Benefícios do Módulo
- Rastreabilidade Multicanal Completa: Registro centralizado de envios e aberturas realizadas por Notificação Push no aplicativo, Mensagem no WhatsApp e E-mail transacional.
- Organização Automática por Competência: Todos os comprovantes e documentos são agrupados automaticamente pelo mês/ano de apuração (
Mês/Ano), simplificando a prestação de contas mensal e anual. - Guarda Unificada de Canhotos Físicos: Permite digitalizar e anexar recibos assinados manualmente (entregas via malote, motoboy ou balcão), mantendo a via física indexada junto aos protocolos eletrônicos.
- Laudo Pericial com Validação por QR Code: Emissão instantânea de laudo em PDF para cada documento, contendo identificação das partes, status de leitura com data e hora e QR Code para validação pública e conferência rápida.
- Painel Executivo de Auditoria: Visão consolidada de toda a carteira de clientes com indicadores de conformidade (KPIs), taxa de leitura, tempo médio de abertura e exportação em lote (ZIP/XLSX).
1. Central de Protocolos & Canhotos do Cliente
A Central de Protocolos & Canhotos permite auditar individualmente todo o fluxo de entregas fiscais e contábeis de uma empresa específica.
Como Acessar a Central do Cliente
- No menu principal do escritório, acesse a aba Início ou Clientes .
- Localize a empresa desejada na listagem e clique no botão Gerenciar .
- Na seção de Ações Rápidas , selecione o botão Protocolos (ícone de recibo).
Estrutura e Funcionalidades da Página
A tela organiza os comprovantes de forma decrescente por competência mensal, apresentando duas modalidades integradas de registro:
A. Protocolos Digitais de Entrega
Gerados automaticamente a cada documento publicado ou transmitido pela plataforma:
- Nº Protocolo: Identificador sequencial único do comprovante (ex:
DOC-005296). - Documentos Inclusos: Nome do arquivo, categoria e, quando aplicável, a data de vencimento da guia/boleto.
- Disparos / Canais: Canais pelos quais o documento foi notificado ( E-mail , WhatsApp , Portal / Aplicativo ) e o respectivo status de tráfego.
- Data de Criação: Momento exato da disponibilização do arquivo pelo escritório.
- Status Leitura: Indica o que o sistema registrou sobre a leitura do documento:
- Leitura Confirmada: um usuário do cliente abriu, baixou ou compartilhou o documento no aplicativo ou no portal.
- Indício de Leitura: o canal informou que a mensagem foi vista (tique azul do WhatsApp ou abertura do e-mail), mas não há acesso confirmado ao documento.
- Aguardando Leitura: não há nenhum registro de leitura.
- Imprimir Laudo: Gera e abre instantaneamente o PDF de conferência contendo o carimbo cronológico, o status de leitura e o QR Code de autenticação.
Importante
Por que o Indício de Leitura não é uma confirmação: a abertura de um e-mail pode ser registrada automaticamente por antivírus ou por proxies de imagem, e o tique azul indica que a conversa foi vista, não que o documento foi aberto. Acessos da equipe do escritório nunca contam como leitura do cliente.
B. Registro de Canhotos Físicos
Para documentos ou livros físicos entregues mediante assinatura manual em papel:
- Permite vincular o arquivo digitalizado (foto ou PDF escaneado) à competência correspondente.
- Fica listado lado a lado com os protocolos digitais daquele mês, permitindo visualização e download a qualquer momento por qualquer operador autorizado do escritório.
2. Como Protocolar um Canhoto Físico
Para registrar um comprovante físico assinado pelo cliente ou seu representante:
- Na Central de Protocolos & Canhotos , clique no botão Anexar Canhoto Físico (no topo da página ou no cabeçalho da competência desejada).
- Preencha os dados no formulário modal:
CampoTipoObrigatórioDescrição Comprovante Digitalizado Arquivo (PDF, JPG, PNG)SimUpload da digitalização do canhoto assinado (limite de até 5 MB). Competência (Mês/Ano) Seleção de DataSimMês e ano de referência a que se referem os documentos entregues. Nome do Recebedor / Coletor TextoSimNome da pessoa que assinou ou coletou o material (ex: Carlos Silva – Motoboy , Mariana Souza – Gerente Financeiro ). Observações do Canhoto Texto longoNãoDetalhes adicionais (ex: Envelope lacrado com documentos fiscais originais referente ao encerramento do exercício ).
- Clique em Protocolar Canhoto para finalizar o registro.
Dica
Dica: Dica Operacional: É possível excluir ou reanexar um canhoto físico a qualquer momento através do menu de ações do registro. Todas as operações de exclusão exigem confirmação expressa do operador.
3. Painel de Auditoria de Protocolos & Entregas (Nível Escritório)
Para gestores e coordenadores que necessitam de uma visão macro da conformidade de entregas de toda a carteira contábil, o sistema disponibiliza o painel consolidado de Auditoria de Protocolos & Entregas .
Como Acessar o Relatório Geral
- No menu lateral, navegue até Configurações > Auditoria de Protocolos (ou acesse a rota
/accounting-office/settings/reports/protocols-audit).
Indicadores Estratégicos de Governança (KPIs)
O topo do painel calcula métricas em tempo real com base no período e filtros selecionados:
- Total de Documentos: Volume total de arquivos emitidos e disponibilizados no intervalo selecionado.
- Taxa de Leitura: Percentual de documentos com Leitura Confirmada, antes ou depois do vencimento. Os documentos com Indício de Leitura não entram nessa taxa e aparecem em uma contagem à parte, logo abaixo dela.
- Tempo Médio Leitura: Tempo médio entre a disponibilização do documento e a primeira Leitura Confirmada.
- Pendentes de Leitura: Quantidade de documentos sem nenhum registro de leitura (os que têm Indício de Leitura não entram aqui), permitindo ações proativas de cobrança preventiva pela equipe de atendimento.
- Trilhas de Rastreabilidade: Contagem total de eventos de rastreabilidade gravados no sistema (disparos de e-mail, cliques, webhooks do WhatsApp e acessos via app).
Opções de Exportação e Conformidade
No canto superior direito da tela de auditoria, o escritório conta com ferramentas integradas de exportação:
- Exportar XLSX: Gera planilha formatada com a listagem completa dos documentos auditados, datas de envio, canais utilizados, primeiro registro de acesso e status de leitura.
- Laudo Pericial PDF: Emite relatório executivo em PDF consolidando os índices de conformidade, totalizadores e o detalhamento cronológico das entregas.
- Exportar Lote ZIP: Compacta e baixa em arquivo único todos os laudos individuais em PDF dos protocolos auditados, permitindo encaminhamento direto para auditorias externas ou arquivamento pericial.
Atenção
Atenção: Atenção sobre Validade Documental: Os protocolos emitidos pelo sistema constituem registros operacionais eletrônicos de simples conferência e auditoria interna baseados em trilhas de rastreabilidade de tráfego, abertura e downloads, respaldando a pontualidade do escritório contábil.