Gerenciamento de Equipe: Como Cadastrar Usuários e Configurar Permissões

Este artigo apresenta o passo a passo para cadastrar novos colaboradores no Portal do Contador e configurar suas respectivas permissões de acesso através dos grupos de visibilidade.

Navegação Inicial

Para acessar a área de gerenciamento de equipe:

1. Faça login no Portal do Contador .
2. No menu lateral esquerdo, selecione a opção Configurações .
3. Clique em Equipe .

Nesta tela, é exibida a lista de todos os colaboradores cadastrados no escritório, além do status de suas contas.

Cadastro de Novos Colaboradores

Para adicionar um novo funcionário à equipe, siga as etapas abaixo:

1. Clique no botão Novo membro , localizado no canto superior direito da tela.
2. O sistema abrirá a janela modal Cadastrando usuário . Preencha os campos obrigatórios:

• Nome : Nome completo do colaborador.
• E-mail : Endereço eletrônico que será utilizado como login de acesso.
• Telefone : Número de contato do colaborador.

3. Para definir uma senha de acesso imediatamente, clique no botão Cadastrar senha do usuário para expandir as opções. Insira a senha desejada e confirme-a no campo correspondente.
4. Clique no botão Salvar usuário para confirmar o cadastro.

⚠️ Atenção: Por motivos de segurança, novos usuários são cadastrados sob a política de Acesso Restrito por Padrão (nenhuma permissão concedida). Portanto, é indispensável realizar a configuração de suas permissões logo após o cadastro para que o colaborador consiga visualizar dados e empresas no portal.

Configuração de Permissões e Grupos de Visibilidade

Para definir quais empresas e categorias de documentos o novo colaborador poderá visualizar e gerenciar, siga o procedimento de atribuição de grupos:

1. Na listagem da equipe, localize o colaborador recém-criado.
2. Selecione o botão Configurações (representado por um ícone de engrenagem), posicionado nas opções de ação na extremidade direita da linha correspondente ao usuário.
3. Na janela Configurações do usuário da equipe , selecione a opção Gerenciar visibilidade por grupos .
4. Na tela subsequente, selecione as caixas correspondentes aos grupos de acesso aos quais o colaborador pertence (ex: Geral , Fiscal e Tributário , Departamento Pessoal ).
5. Clique no botão Salvar para aplicar as permissões.

Uma vez concluído o procedimento, o colaborador estará habilitado a acessar o portal com seu respectivo login, visualizando os arquivos e empresas associados aos grupos selecionados.

Restringir o colaborador à carteira dele

Os grupos de visibilidade definem as categorias de arquivos que o colaborador acessa. Para limitar também os clientes que ele vê e altera, use a opção Restringir à carteira:

1. Na listagem da equipe, clique no botão Configurações (ícone de engrenagem) na linha do colaborador.
2. Na janela Configurações do usuário da equipe, marque Restringir à carteira. A alteração vale na hora, sem novo login.

A carteira é formada pelos clientes em que o colaborador é responsável. Para saber como ela é calculada e o que muda para ele, veja Cadastro de departamentos.

Diretrizes de Segurança e Boas Práticas

• Acesso Restrito por Padrão : Novos usuários entram no sistema sem permissões de visualização ou edição. A atribuição de grupos deve ser feita manualmente pelo administrador.
• Segurança e Recebimento de Alertas : A inclusão do colaborador em um grupo de acesso define não apenas a visibilidade dos arquivos na interface web, mas também o recebimento automático de notificações e alertas de novos documentos através de Aplicativo , WhatsApp e E-mail .
• Personalização de Grupos : O escritório possui total autonomia para definir quais categorias de arquivos pertencem a cada grupo de permissão. Por padrão, o grupo Departamento Pessoal é iniciado com as categorias férias e folha de pagamento , sendo flexível para reconfigurações nas telas administrativas.