Gerenciamento de Grupos de Permissões de Acesso

Este artigo orienta como configurar e gerenciar os grupos de permissões de acesso dos usuários na plataforma Rubri. A definição correta desses grupos garante que cada colaborador visualize apenas as categorias de arquivos pertinentes às suas funções e receba alertas direcionados.

1. Onde Localizar o Gerenciamento de Grupos

O Administrador Master pode acessar a gestão de grupos de permissões através de três caminhos no Portal do Contador:

Opção A: Pela Tela de Usuários do Cliente

1. No menu principal, acesse Clientes e localize a empresa desejada.
2. No card do cliente, clique em Ações rápidas > Configurações.
3. Na seção de configurações, clique em Usuários.
4. No canto superior direito da tabela, clique no botão Gerenciar grupos de permissões.

Opção B: Pelos Membros da Equipe do Escritório

1. No menu lateral, acesse Configurações > Equipe (ou Membros da equipe).
2. No cabeçalho da listagem de usuários, clique no botão Gerenciar grupos de permissões.

Opção C: Pelas Categorias de Arquivos do Escritório

1. No menu lateral, acesse Configurações > Categorias de arquivos.
2. No cabeçalho da listagem de categorias, clique no botão Gerenciar grupos de permissões.

2. Visualizar Categorias de um Grupo Existente

Com o modal Gerenciar grupos de permissões aberto:

1. No campo Grupo, selecione no menu suspenso o grupo desejado (ex: Departamento Pessoal, Fiscal, Diretoria).
2. O sistema exibirá imediatamente a listagem com todas as categorias de arquivos cadastradas no escritório.
3. As categorias com a caixa de seleção marcada representam os tipos de documentos acessíveis aos usuários vinculados àquele grupo.

3. Criar um Novo Grupo de Permissões

Caso necessite segmentar os acessos de um setor específico (por exemplo, segregar Honorários Contábeis para que apenas a diretoria ou sócios tenham visibilidade):

1. No modal de gerenciamento, clique no botão + Novo (localizado ao lado do campo de seleção de grupos).
2. No modal secundário Novo grupo de permissão, informe o nome identificador no campo Nome (ex: Honorários, Fiscal, Financeiro).
3. Clique em Salvar Grupo.
4. O novo grupo será criado e selecionado automaticamente no modal principal, pronto para receber suas categorias.

4. Editar Permissões de Categorias de Arquivos

Após selecionar o grupo desejado:

1. Marque ou desmarque as caixas de seleção conforme as diretrizes de visualização do grupo:
   • Para conceder acesso: Marque a caixa de seleção correspondente à categoria desejada.
   • Para revogar acesso: Desmarque a caixa de seleção correspondente.
2. Clique no botão Atualizar [Nome do Grupo] na parte inferior do modal para gravar as alterações.

5. Aplicar um Grupo a Todos os Clientes de Uma Vez

Em vez de abrir usuário por usuário, você pode adicionar ou remover um grupo em todos os usuários dos clientes do escritório com uma única ação:

1. No modal de gerenciamento, selecione o grupo no campo Grupo.
2. Clique em Aplicar aos clientes.
3. Escolha a Ação: Adicionar o grupo ou Remover o grupo.
4. Em Quais usuários, escolha Todos os usuários de clientes ou Somente quem já está no grupo e selecione um grupo de referência (ex.: aplicar o grupo Honorários apenas a quem já está em Financeiro e Faturamento).
5. Marque Incluir os grupos de WhatsApp dos clientes se os grupos configurados em Notificações em grupos do WhatsApp também devem ser alterados.
6. Confira a prévia com a quantidade de usuários e grupos de WhatsApp afetados e as categorias envolvidas, e confirme.

Um exemplo completo de uso está em Como Restringir os Honorários Contábeis a Usuários Específicos.

6. Excluir um Grupo de Permissões e Migrar Usuários

Caso um grupo não seja mais necessário:

1. No modal de gerenciamento, selecione o grupo a ser excluído no campo Grupo.
2. Clique no botão Excluir (ícone de lixeira vermelha), localizado ao lado do título das categorias.
3. O sistema verificará se existem usuários associados:
   • Sem usuários vinculados: Uma confirmação simples será solicitada antes da remoção definitiva.
   • Com usuários vinculados: O sistema exibirá o alerta informando quantos usuários pertencem ao grupo e oferecerá o assistente de migração para transferi-los a outro grupo existente antes da conclusão da exclusão.
4. Confirme a operação para concluir.

7. Comportamento Padrão e Boas Práticas

• Exclusividade do Master Admin: Somente o perfil Master Admin (e o Administrador do Sistema) pode gerenciar grupos ou alterar as permissões de acesso de outros membros da equipe do escritório, prevenindo que colaboradores com perfil administrativo elevem seus próprios privilégios.
• Segregação de Honorários Contábeis: Para ocultar os valores de honorários da equipe operacional, crie um grupo específico (ex: Honorários) contendo exclusivamente a categoria de honorários, remova essa categoria dos demais grupos e use Aplicar aos clientes (seção 5) para liberar o novo grupo aos clientes. O passo a passo completo está em Como Restringir os Honorários Contábeis a Usuários Específicos.
• Grupos e carteira são controles diferentes: os grupos definem as categorias de arquivos que o usuário acessa. Para limitar um colaborador aos clientes pelos quais ele é responsável, use a opção Restringir à carteira (veja Cadastro de departamentos).
• Novos Usuários: Por padrão de segurança, novos usuários são criados sem nenhuma permissão de acesso (acesso restrito), exigindo a atribuição consciente dos grupos pelo administrador.
• Usuários Preexistentes: Usuários cadastrados antes da ativação da segmentação mantêm acesso amplo até que sejam associados manualmente a seus respectivos grupos.