Primeiros passos com as obrigações acessórias: guia de configuração

O módulo de Obrigações Acessórias gera, todo mês, a lista de entregas fiscais, trabalhistas e contábeis de cada cliente, calcula o vencimento e registra a baixa com comprovante. Para que a grade nasça completa e com os prazos certos, o escritório precisa preparar algumas informações antes. Este guia mostra a ordem recomendada e o que conferir em cada etapa.

Como o Rubri decide o que gerar

Entender a lógica evita a dúvida mais comum (“por que essa obrigação não apareceu?”). A grade nasce da combinação de quatro peças:

1. Modelos de obrigação: descrevem cada obrigação (DAS, DCTFWeb, ISS…), com departamento, esfera, periodicidade, vencimento e critérios de aplicação.
2. Cadastro do cliente: o regime tributário, as inscrições, se há funcionários registrados e se é prestador de saúde dizem a quais critérios o cliente atende.
3. Ajustes por cliente: em cada cliente, você pode marcar Sempre gerar ou Nunca gerar uma obrigação.
4. Calendário de feriados: ajusta os vencimentos que caem em dia não útil.

A grade é gerada automaticamente a cada mês, e você pode gerá-la sob demanda em Sincronizar Grade. Por isso, a ordem abaixo começa pelos modelos e termina na conferência.

Checklist rápido

• Departamentos criados e com responsável
• Modelos de obrigação revisados
• Feriados estaduais e municipais cadastrados
• Regime tributário preenchido em todos os clientes
• Inscrições, funcionários e prestador de saúde conferidos
• Responsáveis por carteira definidos
• Obrigações de cada cliente revisadas
• Grade sincronizada e conferida

1. Crie os departamentos e defina os responsáveis

As tarefas são atribuídas automaticamente a um colaborador. O Rubri procura o responsável nesta ordem e usa o primeiro que encontrar:

1. o responsável específico da obrigação, definido no cartão dela no cadastro do cliente;
2. o responsável do cliente no departamento, definido no cadastro do cliente;
3. o líder do departamento e, na falta dele, o substituto, definidos em Configurações > Departamentos;
4. se nenhum existir, a tarefa fica sem responsável e aparece em “Não atribuídos”.

Cada obrigação vai para o departamento do tipo dela: as fiscais para o departamento do tipo Fiscal, as de folha para o do tipo Departamento Pessoal e as contábeis para o do tipo Contábil. Enquanto o escritório não tiver um deles, as obrigações daquela área ficam sem departamento, e a tela de departamentos avisa. Cadastre os três (ou escolha o tipo nos departamentos que já existem) e defina o líder e a equipe. Veja como em Cadastro de departamentos.

2. Revise os modelos de obrigação

O Rubri cria uma lista de modelos padrão para o seu escritório. Eles são um ponto de partida, não a palavra final: os prazos de GIA Estadual, SPED Fiscal, ISS e Folha variam por estado ou município, e as normas federais podem mudar. O escritório é responsável por validar cada prazo.

1. Acesse Obrigações e clique em Modelos de Obrigações (ou Configurações > Modelos de obrigações).
2. Confira, na coluna Regra de Vencimento, se o dia e o ajuste em dia não útil estão corretos para a sua realidade.
3. Desative os modelos que o escritório não atende e ative os que vêm desligados e se aplicam (IRPJ e CSLL estimativa, CAGED e DMED).
4. Defina a meta interna de cada modelo: quantos dias antes do vencimento legal a equipe deve concluir.

Detalhes de cada campo, recálculo de prazos e o botão Restaurar Padrões estão em Modelos de obrigações acessórias.

3. Cadastre os feriados estaduais e municipais

Os feriados nacionais já são carregados automaticamente. Os estaduais e municipais dependem de você, e fazem diferença nas obrigações estaduais (GIA, ICMS) e municipais (ISS).

1. Acesse Configurações > Feriados regionais.
2. Clique em Cadastrar Feriado e informe a abrangência, a data, o nome, a UF e, nos municipais, o município exatamente como está no cadastro do cliente.
3. Repita para cada UF e cidade em que o escritório tem clientes.

O ideal é fazer isso no início do ano, antes de as obrigações do período serem geradas. Veja o passo a passo em Feriados regionais.

4. Preencha o regime e o enquadramento de cada cliente

Esta é a etapa mais importante: sem o regime tributário, o Rubri não gera as obrigações do cliente. Em cada cliente, abra Gerenciar > Editar dados e preencha:

• Regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real, MEI e os demais);
• Inscrição Estadual, se o cliente tem, para as obrigações estaduais;
• Inscrição Municipal, se o cliente presta serviços, para o ISS;
• Empresa possui funcionários registrados, para as obrigações de Departamento Pessoal (eSocial, FGTS Digital, DARF previdenciário, DARF IRRF e Folha);
• Prestador de serviços de saúde, para a DMED;
• CNAE principal, como referência da atividade.

Ao salvar, o Rubri recalcula as obrigações do cliente na competência atual. Veja todos os campos em Cadastro de clientes.

5. Defina os responsáveis da carteira

No mesmo bloco Enquadramento Fiscal & Carteira Operacional, escolha o responsável do cliente em cada departamento. Em Líder do departamento, vale o líder definido na etapa 1. Para trocar o responsável de muitos clientes de uma vez, use Trocar responsável na lista de Clientes (veja Cadastro de clientes).

6. Revise as obrigações de cada cliente

Logo abaixo, o bloco Obrigações Acessórias da Empresa mostra todos os modelos em cartões. Os cartões em verde são os que serão gerados para o cliente. Para cada obrigação, você pode:

• manter Padrão (o Rubri decide pelas regras do modelo);
• marcar Sempre gerar, quando a situação do cliente pede uma obrigação que as regras não indicariam;
• marcar Nunca gerar, quando a obrigação não se aplica a ele;
• escolher um Responsável específico para a obrigação.

7. Sincronize a grade e confira

1. Acesse Obrigações e escolha a competência (mês de apuração) no filtro.
2. Clique em Sincronizar Grade. O Rubri informa quantas tarefas foram geradas.
3. Confira os indicadores do topo e a lista: vencimentos, responsáveis e status.

Perguntas para a conferência:

• Algum cliente ficou sem nenhuma obrigação? Provavelmente falta o regime tributário.
• Uma obrigação que deveria aparecer não veio? Veja se o modelo está Ativo, se o regime do cliente está nos Regimes Aplicáveis e se os critérios (folha, IE, IM, saúde) estão atendidos.
• Algum vencimento está estranho? Veja a Regra em Fins de Semana / Feriados do modelo e se o feriado do município do cliente está cadastrado.
• Há tarefas “Não atribuídos”? Defina responsáveis nas etapas 1 e 5.

8. Entre na rotina: baixa com comprovante

Com a grade correta, o dia a dia é: acompanhar os vencimentos, anexar documentos e dar a baixa em cada obrigação com o comprovante (recibo), o número do protocolo e a data de transmissão. A data informada define se a entrega foi no prazo.

• Quando o cliente não teve movimento, use Competência Sem Movimento / Dispensada, que dispensa o anexo.
• No DAS do Simples Nacional, o Administrador Master pode liberar a baixa com a guia DAS no lugar do recibo, em Configurações > Obrigações acessórias. A opção vem desligada e a baixa fica marcada como “Guia DAS (sem recibo)”.
• Use o Histórico para ver a trilha de auditoria de cada obrigação.
• Em Relatórios, exporte a planilha de pendências, o relatório executivo e o Dossiê de Protocolos.

Todo o passo a passo está em Gestão de obrigações acessórias.

9. Use o RubriVision para ganhar tempo

Os recibos e guias que você envia ao RubriVision são identificados e guardados na categoria certa do cliente. Para declarações e recibos, o RubriVision lê o CNPJ, a competência e o número do recibo. Em escritórios habilitados no piloto da baixa automática, ele pode concluir a obrigação sozinho, com selo de confiança e a opção de desfazer por 24 horas. No DAS do Simples Nacional, a baixa vale para a declaração PGDAS-D junto com a guia DAS e também para a declaração sem valor a pagar, que não gera guia.

Veja Como utilizar o RubriVision e a seção sobre baixa automática de Gestão de obrigações acessórias.

Erros comuns no início

Próximos passos

• Gestão de obrigações acessórias: a grade, a baixa e os relatórios.
• Modelos de obrigações acessórias: prazos e regras de geração.
• Feriados regionais: calendário usado nos vencimentos.
• Cadastro de clientes: regime, enquadramento e obrigações por cliente.