Como Restringir os Honorários Contábeis a Usuários Específicos

Os valores de honorários contábeis costumam ser informação restrita: o dono do escritório (ou a diretoria) precisa acompanhá-los, mas os demais colaboradores não. No Rubri, essa separação é feita com os grupos de permissões. Você cria um grupo que contém somente a categoria de honorários e o associa apenas a quem deve enxergar esses documentos: os sócios do escritório e os usuários dos clientes que recebem as cobranças.

Este guia mostra a configuração completa, passo a passo.

1. Como a Visibilidade Funciona

Cada usuário vê e recebe notificações das categorias de todos os grupos marcados para ele, somadas. Por isso, não basta criar um grupo de honorários: se a categoria de honorários também estiver em outro grupo que um funcionário tem (como o grupo padrão Financeiro e Faturamento), ele continuará vendo esses documentos.

A regra é simples:

• A categoria de honorários deve estar em um único grupo, o grupo exclusivo.
• Só recebem esse grupo as pessoas que devem ver os honorários.

Isso vale para todos os canais: listagem de arquivos no Portal do Contador, Portal do Cliente, aplicativo, notificações Push, WhatsApp e e-mail.

2. Criar o Grupo Exclusivo de Honorários

1. No menu lateral, acesse Configurações > Categorias de arquivos.
2. Clique em Gerenciar grupos de permissões.

3. No modal, clique em + Novo, informe um nome claro (ex.: Honorários - Diretoria) e clique em Salvar Grupo.

4. O novo grupo já aparece selecionado. Marque apenas a categoria de honorários e clique em Atualizar [nome do grupo].

3. Remover os Honorários dos Outros Grupos

Ainda no mesmo modal, confira cada um dos outros grupos:

1. No campo Grupo, selecione o próximo grupo da lista (comece pelo Financeiro e Faturamento, que vem com os honorários marcados por padrão).
2. Se a categoria de honorários estiver marcada, desmarque-a.
3. Clique em Atualizar [nome do grupo].
4. Repita para todos os grupos, até que a categoria de honorários fique marcada somente no grupo exclusivo.

4. Liberar o Grupo para o Dono do Escritório

1. Acesse Configurações > Equipe.
2. Na linha do usuário que deve ver os honorários (ex.: o sócio), clique no botão de engrenagem (Configurações).

3. Clique em Gerenciar visibilidade por grupos.
4. Marque o grupo exclusivo de honorários, mantendo os demais grupos que ele já usa, e clique em Salvar.

Para os funcionários, abra o mesmo modal e confirme que o grupo de honorários está desmarcado. Eles continuam vendo todas as outras categorias normalmente.

5. Liberar o Grupo para os Usuários dos Clientes

Os clientes também precisam do grupo exclusivo, senão deixam de ver e de ser avisados sobre os honorários. Você pode fazer isso para todos os clientes de uma vez (recomendado) ou usuário a usuário.

5.1. Para Todos os Clientes de Uma Vez

1. Acesse Configurações > Categorias de arquivos e clique em Gerenciar grupos de permissões.
2. No campo Grupo, selecione o grupo exclusivo de honorários e clique em Aplicar aos clientes.

3. Em Ação, mantenha Adicionar o grupo.
4. Em Quais usuários, escolha Somente quem já está no grupo e selecione Financeiro e Faturamento (ou o grupo que recebia os honorários até agora). Assim, só quem já recebia as cobranças passa a ter o grupo exclusivo. Se preferir liberar para todos, escolha Todos os usuários de clientes.
5. Deixe marcado Incluir os grupos de WhatsApp dos clientes para que os grupos de WhatsApp que recebiam os honorários também continuem recebendo.
6. Confira a prévia (Serão afetados N usuários e M grupos de WhatsApp) e clique em Adicionar a….

5.2. Usuário a Usuário

Use este caminho para ajustar um cliente específico (ex.: liberar os honorários para mais uma pessoa da empresa):

1. No menu lateral, acesse Clientes e clique em Gerenciar na empresa desejada.
2. Em Ações rápidas, clique em Configurações e depois em Usuários.

3. Na linha do usuário que recebe os honorários (normalmente o sócio ou o financeiro da empresa), clique no botão de engrenagem.

4. No modal Editando configurações do usuário, clique em Gerenciar visibilidade por grupos.

5. Marque o grupo exclusivo de honorários e clique em Salvar.

6. Boas Práticas

• Novos usuários de clientes: ao cadastrar um usuário em um cliente, lembre-se de marcar o grupo de honorários para quem deve recebê-los, pois usuários cadastrados manualmente começam sem nenhum grupo. Os usuários criados pelo Importador de empresas já recebem todos os grupos do escritório, inclusive o de honorários. Depois de cadastrar vários clientes, você também pode repetir a seção 5.1: só os usuários novos serão afetados.
• Novos funcionários: ao cadastrar um colaborador em Equipe, não marque o grupo de honorários.
• Novos grupos: sempre que criar outro grupo, confira se a categoria de honorários não foi marcada nele.
• Teste antes de liberar: envie um arquivo de honorários para um cliente de teste e confirme que só os usuários com o grupo exclusivo o veem e recebem a notificação.
• Cobranças automáticas: as faturas de honorários via Pix ou Asaas seguem a mesma regra: só são notificadas aos usuários e grupos de WhatsApp que têm a categoria de honorários em algum dos seus grupos.