Bem-vindo à equipe! Este guia apresenta o Rubri para quem vai operar a plataforma no dia a dia. Ele não substitui os artigos de cada funcionalidade: cada seção traz o essencial e o link para o passo a passo completo.
1. Como o Rubri está organizado
O Rubri tem três “portas de entrada”, e é importante saber qual delas cada pessoa usa:
| Onde | Quem usa | Para quê |
|---|---|---|
| Portal do Contador (web) | Você e a equipe do escritório | Cadastrar clientes e usuários, enviar documentos, acompanhar obrigações, chamados e relatórios. |
| Aplicativo do escritório (Android e iOS) | Os clientes | Receber documentos e guias, pagar boletos, abrir chamados e responder solicitações. Leva o nome, o logotipo e as cores do escritório. |
| Portal do Cliente (web) | Os clientes que preferem o computador | O mesmo conteúdo do app, pelo navegador. |
Tudo o que você faz no Portal do Contador aparece para o cliente no app e no Portal do Cliente.
Importante
Seu acesso: o que você enxerga no Portal do Contador depende do grupo de permissões que o administrador do escritório definiu para você. Se faltar algum menu, peça ao administrador. Veja Gerenciamento de equipe: como cadastrar usuários e configurar permissões. Se o administrador restringir o seu acesso à carteira, você também só verá os clientes pelos quais é responsável e o que for atribuído diretamente a você.
2. A tela inicial: sua rotina começa aqui
Ao entrar no Portal do Contador, a tela Início mostra os indicadores do escritório, a lista de clientes (com o botão Gerenciar de cada um) e o painel Precisa da sua atenção, que reúne obrigações e certidões vencidas, certificados digitais a vencer, solicitações e chamados aguardando resposta e o status do WhatsApp.
Comece o dia por esse painel: ele mostra o que está pendente e leva direto para a página certa.
3. Cadastro de clientes
Cada empresa atendida pelo escritório é um cliente no Rubri. Há três formas de cadastrar:
- Um cliente por vez: na tela inicial, clique em + Cadastrar um cliente e informe o CPF ou CNPJ. O Rubri busca os dados públicos na Receita Federal.
- Pelo cartão CNPJ: na mesma tela, use Importar Cartão CNPJ para preencher o formulário a partir do PDF.
- Vários clientes de uma vez: use o Importador de empresas, com planilha ou PDFs do cartão CNPJ.
Os campos obrigatórios são o CPF ou CNPJ, o nome da empresa e a pessoa responsável (nome e telefone). Marque Telefone é WhatsApp quando o número receber mensagens.
Dica
Preencha também o regime tributário, as inscrições e o enquadramento fiscal. Sem eles, o Rubri não gera as obrigações acessórias do cliente.
Passo a passo completo: Cadastro de clientes.
4. Cadastro de usuários para acesso ao aplicativo
Cadastrar o cliente não dá acesso ao app. Quem entra no app é o usuário: cada pessoa da empresa cliente que vai receber os documentos (o sócio, o financeiro, o RH…).
- Na lista de clientes, clique em Gerenciar no cliente.
- Em Ações rápidas, abra Configurações e depois Usuários.
- Clique em Cadastrar usuário, preencha nome, e-mail e telefone e salve.
Três pontos que evitam a maior parte dos chamados:
- Confira o e-mail. É com ele (mais o CPF ou CNPJ da empresa) que o cliente entra no app.
- Defina o grupo de permissões. Usuários novos são criados sem nenhuma permissão: sem grupo, o cliente entra no app e não vê documentos nem recebe avisos.
- Login compartilhado: se a mesma pessoa cuida de várias empresas, vincule o usuário às outras empresas em vez de criar um usuário para cada uma. Ela troca de empresa dentro do app.
Passo a passo completo: Cadastro de usuários para acesso ao aplicativo e Gerenciamento de grupos de permissões de acesso.
5. Links do aplicativo
Os links para o cliente baixar o app ficam na tela Início do Portal do Contador, no card Links do aplicativo (coluna da direita):
- Android: link da Google Play.
- iOS (Apple): link da App Store.
- Versão Web: o endereço do Portal do Cliente, para quem prefere usar pelo computador.
Clique no nome para abrir o link ou no ícone de copiar para colar na mensagem ao cliente.
Dica
Mensagem de boas-vindas ao cliente: ao cadastrar um usuário, envie para ele os links do app, o CPF ou CNPJ da empresa e o e-mail cadastrado. Explique que, se não souber a senha, ele pode tocar em Receber código por e-mail na tela de login.
6. O app do cliente: o básico
Você não usa o app no dia a dia, mas precisa conhecê-lo para orientar o cliente. A barra inferior tem quatro abas:
| Aba | O que o cliente faz |
|---|---|
| Início | Vê o resumo das obrigações do mês, os avisos do escritório e os atalhos para documentos, chamados e WhatsApp. |
| Documentos | Abre, baixa e compartilha os arquivos enviados pelo escritório, por categoria ou por data. |
| Obrigações | Vê boletos e guias, copia o Pix ou a linha digitável, marca como pago e envia o comprovante. |
| Calendário | Acompanha os vencimentos do mês, dia a dia. |
Pelo ícone de menu (canto superior direito), o cliente chega ao Perfil, onde estão as Solicitações do escritório, os Chamados e as Configurações (notificações, tema escuro e biometria).
- O app do cliente: visão geral das telas
- Acesso e login no app do cliente
- Documentos no app do cliente
- Obrigações, pagamentos e calendário no app do cliente
- Chamados no app do cliente
7. Envio de arquivos para o cliente
Há dois caminhos. Os dois classificam o documento por categoria e avisam o cliente pelos canais configurados (app, WhatsApp e e-mail).
| Envio individual | RubriVision | |
|---|---|---|
| Quando usar | Um ou poucos arquivos de um cliente específico. | Lotes de documentos de vários clientes de uma vez (fechamento do mês, guias, folhas). |
| Onde fica | Gerenciar no cliente > Ações rápidas > Arquivos. | Configurações > Ferramentas > RubriVision. |
| Como funciona | Você escolhe o cliente; a IA lê o documento e preenche categoria, competência, valor e vencimento. | A IA identifica a empresa pelo CNPJ do documento, sugere a categoria e você confere a lista antes de confirmar. |
Atenção
Conferiu, confirmou, o cliente recebeu. Documentos que não são internos ficam disponíveis para o cliente assim que você confirma o envio, e os avisos saem na hora. Desligue Enviar notificação para usuários quando ainda não quiser avisar o cliente.
Use Documentos Internos para papéis de trabalho que o cliente não deve ver.
- Como enviar arquivos individuais com identificação automática de dados
- Como utilizar o RubriVision
- Como gerenciar as categorias de arquivos
- Gestão e auditoria de arquivos e documentos do cliente
8. Outras rotinas que você vai encontrar
- Chamados: dúvidas e pedidos abertos pelo cliente no app. Veja Como gerenciar e visualizar chamados.
- Solicitações e formulários: quando o escritório precisa pedir documentos ou informações ao cliente, com prazo. Veja Formulários e solicitações para clientes.
- Comunicados: avisos para um cliente ou para todos, exibidos na tela inicial do app. Veja Como criar e gerenciar comunicados.
- Obrigações acessórias: a grade mensal de entregas, prazos e baixas. Veja Gestão de obrigações acessórias.
- Ocorrências: o histórico de fatos relevantes de cada cliente, para quem assumir o atendimento depois. Veja Registro e histórico de ocorrências do cliente.
9. Problemas comuns
“O cliente não recebeu a notificação”
Confira nesta ordem:
- O aviso saiu? Abra Configurações > Relatórios > Notificações enviadas e filtre pelo cliente. Ali aparece o canal, o status e o horário de entrega. Veja Como visualizar e auditar as notificações enviadas.
- O usuário tem permissão para a categoria do documento? Cada usuário só é avisado dos documentos das categorias liberadas para o grupo dele.
- O canal está ligado para o usuário? No cadastro do usuário, ícone de engrenagem: Recebe notificações no aplicativo, Recebe notificações no WhatsApp e Enviar arquivos no email.
- O cliente desligou no app? Em Perfil > Configurações > Notificações, ele pode ter desligado os avisos naquele celular.
- WhatsApp: confira no painel Precisa da sua atenção se o WhatsApp do escritório está conectado e se o número do usuário está correto. Na API não oficial, as mensagens saem em lotes, em dias úteis, das 08h às 20h, e um envio feito à noite ou no fim de semana chega no próximo dia útil. Na API oficial, elas saem assim que são geradas.
Se precisar reforçar o aviso, use Reenviar notificação no menu de ações do arquivo, na tela de Arquivos do cliente.
“O cliente não consegue acessar o app”
- O usuário existe? Confira em Gerenciar > Configurações > Usuários se ele está cadastrado nessa empresa.
- Os dados de login estão certos? O cliente informa o CPF ou CNPJ da empresa (não o CPF dele, se a empresa for um CNPJ) e o e-mail cadastrado no usuário.
- Esqueceu a senha? Oriente o cliente a usar Receber código por e-mail ou Esqueci minha senha. O código chega em até 1 minuto; peça para conferir a caixa de spam.
- “Esta conta foi desativada”? O acesso da empresa ou do usuário foi desativado no Portal do Contador.
Veja a tabela de mensagens de erro em Acesso e login no app do cliente.
“O cliente entra no app, mas não vê os documentos”
- Quase sempre é permissão: o usuário está sem grupo ou o grupo não inclui aquela categoria.
- Confirme se o arquivo foi enviado para a empresa certa e se não foi marcado como interno.
- Se o cliente tem login compartilhado, ele pode estar vendo outra empresa. A troca fica no nome da empresa, na tela inicial do app.
- O cliente pode ter escondido o arquivo. Peça para ligar o filtro Mostrar ocultos na aba Documentos.
“O RubriVision mandou para a empresa errada ou não identificou o cliente”
O RubriVision identifica a empresa pelo CNPJ do documento. Quando o documento não traz CNPJ, ele tenta a Inscrição Estadual e o nome. Cadastre os Nomes alternativos para o RubriVision no cadastro do cliente (abreviações, nome fantasia, o nome como aparece nas guias). Veja Como utilizar o RubriVision.
“O app do cliente está diferente do que aparece nos guias”
Os guias do app mostram a versão 5.0.0. Peça ao cliente para atualizar o app pela Google Play ou pela App Store.
“O cliente diz que nunca recebeu o documento”
Na tela de Arquivos do cliente, a coluna Status mostra se o documento foi Visualizado ou está Pendente, e a ação Informações traz o histórico de visualizações. O relatório Acessos ao App mostra quando o usuário entrou no app. Para entregas físicas, veja Gestão de protocolos de entrega.
10. Checklist da primeira semana
- Entrar no Portal do Contador e conferir com o administrador o seu grupo de permissões.
- Ler o painel Precisa da sua atenção e entender cada tipo de alerta.
- Acompanhar um colega no cadastro de um cliente e de um usuário, com grupo de permissões.
- Instalar o app do escritório pelos Links do aplicativo para conhecer as telas que o cliente vê.
- Acompanhar um envio individual e um lote pelo RubriVision.
- Achar esses envios em Notificações enviadas.
- Ler os chamados e as solicitações em aberto e entender quem responde cada um.