Registro e Histórico de Ocorrências do Cliente

O módulo de Ocorrências e Histórico do Cliente do Rubri centraliza o registro de fatos relevantes, pendências, exigências fiscais, orientações societárias e eventos operacionais de cada cliente da sua carteira.

Com esse recurso, sua equipe contábil mantém um histórico cronológico e rastreável de todas as tratativas com a empresa, garantindo que avisos urgentes ou notificações críticas sejam visualizados imediatamente por qualquer colaborador que acessar o cadastro do cliente.

Principais Benefícios da Central de Ocorrências

• Histórico Centralizado: Fim das anotações dispersas em planilhas ou conversas de WhatsApp. Todos os fatos importantes ficam vinculados à ficha cadastral do cliente.
• Alertas Críticos no Cabeçalho: Ocorrências de alta prioridade podem ser fixadas diretamente no topo do perfil do cliente, destacando exigências urgentes para toda a equipe.
• Segurança e Auditoria: Cada registro armazena a autoria do colaborador, data e hora do evento, além de gerar logs detalhados de criação, edição ou exclusão.
• Controle de Acesso (RBAC): Qualquer membro do escritório pode consultar o histórico e registrar novos fatos, enquanto edições e exclusões são exclusivas dos administradores do escritório.
• Privacidade Absoluta: O módulo de ocorrências é estritamente interno da equipe contábil; os clientes finais não têm acesso a essas anotações pelo aplicativo ou portal.

Como Acessar o Módulo de Ocorrências

Existem duas formas simples de acessar as ocorrências de um cliente no Portal do Contador :

1. Pelo Cabeçalho do Cliente:

• Na página inicial do escritório ( Início ) ou em Gerenciar Clientes , selecione o cliente desejado.
• No card principal da empresa, clique na opção Ocorrências (ícone de anotação).

2. Pelo Banner de Alerta Crítico:

• Se o cliente possuir um alerta urgente fixado, um card destacado em vermelho será exibido no topo da tela.
• Clique no botão Ver ocorrências para ser direcionado diretamente à timeline completa.

📝 Como Cadastrar uma Nova Ocorrência

Para registrar um novo evento no histórico do cliente:

1. Acesse o módulo de ocorrências do cliente e clique no botão + Nova Ocorrência no canto superior direito.
2. Preencha os campos do formulário no modal:a

CampoTipoObrigatórioDescrição Título do evento TextoSimResumo direto do fato (ex: Notificação Fiscal SEFAZ , Exigência de CND Federal , Alteração Contratual ). Data e Hora Data e HoraSimMomento exato em que o fato ocorreu. O sistema sugere a data e hora atuais por padrão. Categoria SeleçãoSimClassificação por área: Geral , Fiscal , Departamento Pessoal , Contábil , Societário , Atendimento ou Cobrança . Gravidade / Impacto SeleçãoSimNível de urgência: Informativa , Moderada ou Crítica / Atenção . Status SeleçãoSimSituação do evento: Aberta , Em Andamento , Concluída ou Arquivada . Fixar no cabeçalho CheckboxNãoQuando ativado, destaca o evento como banner de atenção no perfil do cliente. Detalhamento dos fatos e orientações Texto longoSimRelato completo dos fatos, providências adotadas, orientações passadas ao cliente ou prazos limites.

1. Clique em Salvar Ocorrência para confirmar o registro.

Alertas Críticos Fixados no Cabeçalho

Ao marcar a opção “Fixar como alerta crítico no cabeçalho do cliente” , o evento ganha tratamento visual diferenciado:

• Para Ocorrências Críticas: Exibe uma caixa de aviso em vermelho vivo ( bg-red-50 ), ícone de alerta destacado e botão de acesso rápido em vermelho, garantindo que ninguém realize atendimentos sem estar ciente da pendência.
• Para Ocorrências Moderadas ou Informativas: Exibe uma caixa de aviso em âmbar , mantendo a visibilidade sem alarmar a equipe.
• Remoção Automática: Assim que a ocorrência for resolvida e seu status for alterado para Concluída ou Arquivada , o alerta deixa de ser exibido no cabeçalho automaticamente

Filtros Inteligentes e Linha do Tempo

A página de ocorrências conta com uma barra de controle dividida em duas linhas estruturadas para facilitar a localização de registros:

• Linha 1 — Seletores de Classificação:

• Categoria: Filtre apenas ocorrências Fiscais, de DP, Societárias, etc.

• Gravidade: Isole ocorrências Críticas para priorização.

• Status: Alterne entre registros em aberto ou consulte o histórico de ocorrências já resolvidas/concluídas.

• Linha 2 — Busca Full-Text:

• Digite qualquer termo, número de processo, palavra-chave ou nome do colaborador no campo de busca para filtragem instantânea em tempo real.

• Botão Limpar Filtros: Aparece automaticamente quando houver qualquer filtro aplicado, permitindo restaurar a visualização completa com um clique.

Detalhes da Ocorrência, Edição e Exclusão

Cada ocorrência registrada é exibida como um card detalhado na linha do tempo do cliente:

1. Atualização de Status:

• Altere de Aberta para Em Andamento enquanto a equipe estiver trabalhando na solução.
• Finalizada a tratativa, marque como Concluída . O card receberá o selo verde de sucesso.

2. Permissões de Modificação:

• Por motivos de governança e conformidade, as ações de Editar (botão amarelo de aviso) e Excluir (botão vermelho de perigo) são habilitadas exclusivamente para Administradores do Escritório .
• Ao excluir uma ocorrência, o sistema solicita confirmação prévia e realiza exclusão lógica ( soft delete ), mantendo a integridade do banco de dados.

Auditoria e Registro de Ações

Todas as interações no módulo geram registros de auditoria interna:

• O sistema registra automaticamente quem cadastrou, data/hora da inserção e data da última alteração.
• Criações, alterações e exclusões são gravadas na central de eventos e logs de segurança do Rubri, identificando o usuário autenticado, IP de conexão e dispositivo utilizado.