Como utilizar o RubriVision

O RubriVision é a ferramenta de inteligência artificial do nosso portal desenvolvida para automatizar e otimizar a gestão de documentos do seu escritório. Através de um sistema avançado de OCR e reconhecimento inteligente, a plataforma processa múltiplos arquivos simultaneamente (PDF, imagens, documentos Word, planilhas Excel e XML), identificando de forma automática a categoria do documento, como impostos, declarações, recibos de transmissão, folhas de pagamento, contratos societários, notas fiscais e contas de consumo, e vinculando-os diretamente ao CNPJ do cliente correspondente. Este artigo foi preparado para guiar você no passo a passo da utilização da ferramenta, desde o upload dos arquivos e a conferência do que foi identificado até a configuração das categorias padrão, garantindo total controle e agilidade na sua rotina contábil.

1. Como Funciona o Envio e Leitura de Documentos

O processamento inteligente dos documentos inicia-se com o carregamento dos arquivos na plataforma.

Passo a passo para envio:

1. Acesse o painel do RubriVision™ (no menu Configurações > Ferramentas).
2. Enquanto a lista está vazia, a página mostra os cartões Passo a passo, Formatos aceitos e Documentos reconhecidos. Depois que você adiciona arquivos, eles se recolhem; use o botão Como funciona para abri-los de novo.
3. Clique em Clique para selecionar (ou arraste os arquivos para a área tracejada) para escolher os documentos salvos em seu computador.
4. O sistema carrega a fila de processamento e inicia a análise automatizada em tempo real.

Com os arquivos na lista, a área de seleção fica compacta acima deles, e o painel Resumo, à direita, acompanha a rolagem da página:

• Arquivos, Prontos, Com aviso e Com erro: quantos arquivos há em cada situação. Arquivos já enviados e guias com dados para conferir contam em Com aviso. Enquanto algum arquivo está sendo lido, aparece também Analisando.
• Continuar: fica sempre à vista, mesmo em listas longas. Ele só é liberado quando nenhum arquivo está com erro ou sendo lido.
• Atenção: lembra que os dados identificados precisam ser conferidos antes de processar.

1.1. O que o RubriVision reconhece

O RubriVision lê o conteúdo de PDFs, imagens (JPG, JPEG e PNG), documentos Word (DOC, DOCX e RTF) e planilhas Excel (XLS, XLSX e CSV) com OCR e inteligência artificial. Os arquivos XML (NF-e, NFS-e e recibos do eSocial) são lidos diretamente, sem inteligência artificial.

Nas guias, o RubriVision lê o vencimento, o valor e a linha digitável. No DARF de modelo antigo, que pode não ter código de barras, o vencimento e o valor vêm dos campos 06 (Data de Vencimento) e 10 (Valor Total) do formulário. Se algum dado não for identificado, você pode preenchê-lo antes do envio, como mostra a seção Conferir e corrigir os dados.

Nos recibos e declarações, o RubriVision lê também o número do recibo (protocolo), a competência e a data de transmissão, e mostra o órgão e o protocolo na linha do arquivo. Esses dados alimentam a baixa de obrigações acessórias.

2. Validação Automática de CNPJ e Tratamento de Erros

Após o processamento dos arquivos, a Inteligência Artificial do RubriVision™ realiza a validação do CNPJ extraído do conteúdo do documento:

• Identificação bem-sucedida: Se o CNPJ contido no documento corresponder a uma empresa ativa em sua carteira, o sistema exibirá as informações lidas (como nome da empresa, número de CNPJ e categoria sugerida) e programará o arquivo para arquivamento automático na pasta correta.

• Botões de ação individuais: Ao lado de cada arquivo na listagem, o sistema disponibiliza um conjunto de ícones de ação rápida que permite o gerenciamento independente de cada documento.
• Editar dados | Ver informações | Ver imagem | Alterar data de liberação | Processar novamente | Remover arquivo

• Ações rápidas de limpeza do painel: no topo da lista, Limpar erros remove os arquivos com erro, Limpar avisos remove os arquivos já enviados e Limpar tudo esvazia a lista. Cada botão só aparece quando há arquivos naquela situação. Guias com dados para conferir não são removidas por Limpar avisos.

• Alerta de divergência de CNPJ: Caso o CNPJ lido pela ferramenta não seja encontrado em sua base de dados, a linha do arquivo será destacada em vermelho no painel de upload.

• Arquivos já enviados (Duplicados): Se o sistema detectar que um arquivo com o mesmo conteúdo já foi enviado anteriormente para a mesma empresa,a linha correspondente será destacada em amarelo no painel de upload.

• Dados do recibo na linha do arquivo: para declarações e recibos de transmissão, a linha mostra o Órgão e o Protocolo lidos, como no exemplo abaixo (aqui, também com o aviso amarelo de arquivo já enviado).

• Como o RubriVision acha o cliente: primeiro pelo CNPJ impresso no documento. Se o documento traz só a raiz do CNPJ (os 8 primeiros dígitos), ele procura o cliente que tem essa raiz. Se não há CNPJ reconhecível, tenta a Inscrição Estadual e, por último, o nome da empresa (razão social, nome fantasia ou um dos nomes alternativos cadastrados no cliente).

2.1. Conferir e corrigir os dados

Quando a leitura de uma guia em categoria de pagamento não fica completa, a linha do arquivo mostra um aviso amarelo:

• Confira esta guia: não identificamos vencimento e valor. O texto cita o que faltou: vencimento, valor ou os dois.
• Confira esta guia: a linha digitável identificada parece incorreta. A linha lida não passou na conferência dos dígitos.

Para corrigir:

1. Clique em Corrigir, no aviso, ou no botão Editar dados, na linha do arquivo. O botão aparece em todo arquivo que não está com erro.
2. Na janela Editar arquivo, confira a categoria, o nome e as observações. Em categoria de pagamento, confira também a data de vencimento, o valor, a linha digitável e o código Pix.
3. Se precisar comparar os dados com o documento, clique em Ver documento.
4. Clique em Atualizar informações. O aviso some da lista quando os dados estão completos.

Em categoria de pagamento, Atualizar informações só é liberado com o vencimento preenchido e um valor maior que zero. A linha digitável é opcional, mas, se for preenchida, precisa ser válida. Você pode colar a linha com pontos e espaços.

3. Confirmar o Envio e Notificar os Clientes

Depois de conferir a lista, clique em Continuar. Antes de gravar os arquivos, o RubriVision abre a janela Opções de notificações. Se houver guias com dados para conferir, a janela informa quantas são. Para corrigi-las, clique em Cancelar e volte à lista.

• Enviar notificação para usuários: quando ativada, os clientes são avisados de que há documentos novos. Desativada, os canais ficam ocultos e ninguém é avisado.
• Canais: escolha entre Aplicativo, WhatsApp e E-mail. Ao lado de cada canal aparece quantos usuários vão receber o aviso, somando as empresas identificadas nos documentos que serão enviados (documentos internos não entram na conta, pois não geram aviso).
• Quando liberar?: define quando os clientes passam a ver os documentos do lote:
  • Seguir a regra de cada categoria: cada arquivo é liberado na data mostrada no cartão dele na lista, calculada pela regra da categoria (por exemplo, 5 dias úteis antes do vencimento ou uma vez por dia, no horário de liberação). Aparece quando alguma categoria do lote tem regra.
  • Liberar agora: todos ficam disponíveis assim que você confirma.
  • Data fixa para todos: informe o dia e a hora no campo que aparece ao lado da opção. A data segue o horário de Brasília.
• O ícone ⓘ ao lado de Canais de Notificação e de Quando liberar? mostra a explicação de cada bloco quando você passa o mouse sobre ele.
• Clique em Confirmar para gravar os arquivos, ou em Cancelar para voltar à lista sem enviar nada.

4. Configuração de Mapeamento e Categorias Padrão

Você pode personalizar para qual pasta do cliente cada tipo de documento identificado pela Inteligência Artificial deve ser enviado por padrão. O RubriVision só funciona depois que todas as categorias padrão estão definidas: se faltar alguma, a página mostra o aviso Categorias padrão não configuradas e o botão Configurar Categorias Padrão.

1. No menu Configurações, abra Categorias de arquivos e navegue até o bloco Categorias Padrão.
2. Para cada tipo de documento identificado pelo sistema, selecione a pasta de destino correspondente no menu suspenso.
3. Após definir o mapeamento desejado, clique no botão Salvar para confirmar as novas regras de direcionamento.

As opções estão organizadas em quatro grupos:

• Documentos da empresa: documentos da empresa, protocolos de entrega e certidões.
• Pagamentos e tributos: DARF, GPS, Simples Nacional, honorários contábeis, outros pagamentos e parcelamentos.
• Declarações Fiscais: DCTFWeb, SEDIF, PGDAS-D (apuração do Simples Nacional) e outras declarações fiscais.
• Outros: folha de pagamento, férias, faturamento, outros documentos e outros impostos.

5. Outras Configurações do RubriVision

Em Configurações > RubriVision, o escritório ajusta o comportamento do processamento.

• Nomenclatura Padrão: define o formato do nome dos arquivos identificados. Hoje é possível escolher o padrão para GPS, por exemplo “INSS - Fevereiro/2026”. Clique em Salvar depois de escolher.
• Baixa do DAS do Simples Nacional: opção do Administrador Master para dar baixa na obrigação do DAS quando a declaração PGDAS-D e a guia DAS chegam juntas, do mesmo cliente e mês, com o mesmo total, ou quando a declaração não tem nada a pagar (total zero, sem guia). Ela só tem efeito em escritórios habilitados no piloto da baixa automática.

6. RubriVision e as Obrigações Acessórias

Os recibos e as declarações que você envia ao RubriVision comprovam as entregas da grade de obrigações acessórias. Em escritórios habilitados, o RubriVision pode concluir a obrigação sozinho a partir do recibo, com selo de confiança e a opção de Desfazer baixa por 24 horas.

Para começar a usar as obrigações, veja Primeiros passos com as obrigações acessórias.

7. Perguntas Frequentes

O botão Continuar está desabilitado. O botão fica desabilitado quando não há arquivos na lista, quando algum arquivo ainda está sendo lido, quando há categorias padrão pendentes (aviso no topo da página) ou quando algum arquivo está com erro ou passa de 10 MB. O painel Resumo mostra quantos arquivos estão com erro: corrija ou remova as linhas em vermelho (o botão Limpar erros remove todas de uma vez) antes de continuar.

O arquivo foi rejeitado por tamanho. O limite é de 10 MB por arquivo. Para PDFs e imagens digitalizados grandes, reduza a resolução ou envie o PDF nativo.

O RubriVision não reconheceu o cliente. Confira o CNPJ do cliente no cadastro e, se o nome do documento diferir da razão social, cadastre nomes alternativos no cliente.

Enviei o mesmo arquivo duas vezes. O RubriVision avisa em amarelo que o arquivo já foi enviado para a empresa. O aviso não impede o envio, e um recibo repetido não altera uma obrigação que já foi concluída.

A guia ficou sem vencimento ou sem valor. A linha do arquivo mostra o aviso Confira esta guia. Clique em Corrigir e preencha os dados antes de continuar. Veja Conferir e corrigir os dados.

O botão Atualizar informações está desabilitado. Confira os campos obrigatórios. Em categoria de pagamento, o vencimento precisa estar preenchido e o valor precisa ser maior que zero. Se aparecer Linha digitável inválida, confira os dígitos ou deixe o campo em branco.

Enviei um recibo, mas a obrigação não foi concluída. A baixa automática só vale para escritórios do piloto e exige que o CNPJ, a competência e o código da obrigação batam com uma única tarefa em aberto. Em qualquer outro caso, dê a baixa pelo botão Baixar na grade.