Gestão de Obrigações Acessórias: grade, prazos e baixa com comprovante

O módulo de Obrigações Acessórias do Rubri gera, a cada competência, a lista de entregas fiscais, trabalhistas e contábeis de cada cliente, calcula o vencimento legal e o prazo interno da equipe e registra a baixa com recibo, data de transmissão e trilha de auditoria. Este guia cobre o fluxo completo, da preparação do cadastro à emissão do dossiê.

1. Antes de começar: dados que definem o que será gerado

O Rubri decide quais obrigações gerar para cada cliente a partir do cadastro. Sem esses dados, a grade fica vazia ou incompleta.

1. No menu lateral, clique em Clientes, escolha o cliente e clique em Editar dados.
2. Em Dados básicos, preencha o Regime tributário e, quando houver, a Inscrição Estadual e a Inscrição Municipal (usada nas obrigações municipais, como o ISS).
3. Em Enquadramento Fiscal & Carteira Operacional, marque Empresa possui funcionários registrados para clientes com folha. Isso habilita as obrigações de Departamento Pessoal (eSocial, FGTS Digital, DARF previdenciário, DARF IRRF e Folha de Pagamento).
4. Clique em Salvar cliente.

Ao salvar um cliente novo ou alterar regime, folha, inscrições, endereço ou situação, o Rubri recalcula automaticamente as obrigações dele na competência atual.

1.1. Ajuste fino por cliente

Mais abaixo, o bloco Obrigações Acessórias da Empresa lista todos os modelos do escritório. Em cada cartão, escolha entre três comportamentos:

• Padrão: o Rubri decide pelas regras do modelo (regime, folha e inscrições). O cartão informa se vai gerar para este cliente.
• Sempre gerar: gera mesmo que o regime ou os critérios do modelo não indiquem. Use quando houver uma situação específica do cliente.
• Nunca gerar: nunca gera para este cliente.

Cartões com Sempre gerar ou Nunca gerar (ou com responsável específico e observações) exibem o selo Personalizado. Também é possível definir um Responsável específico por obrigação, que prevalece sobre o responsável padrão da carteira.

2. Acompanhamento no painel inicial

Na tela Início, o card Obrigações em aberto resume a competência em apuração:

• o total de obrigações em aberto (pendentes, em andamento, aguardando cliente e transmitidas);
• o selo vermelho com a quantidade de vencidas;
• a proporção de concluídas, por exemplo “2 concluídas de 30 na competência”;
• o atalho Ver grade, que abre a grade operacional já na competência correta.

3. Grade operacional

Clique em Obrigações no menu lateral para abrir a grade.

3.1. Indicadores do topo

Cinco cartões resumem a competência selecionada:

O percentual no prazo compara a data de transmissão informada na baixa com o vencimento legal. Por isso, informe sempre a data que consta no recibo oficial.

3.2. Filtros e busca

• Competência: mês de apuração, no formato AAAA-MM. Ao abrir, o Rubri seleciona a última competência fechada.
• Departamento: um dos departamentos cadastrados em Configurações > Departamentos, ou Sem departamento para as obrigações de áreas que ainda não estão ligadas a um departamento.
• Status: Pendente, Em Andamento, Aguardando Cliente, Transmitida, Concluída ou Cancelada.
• Responsável: um colaborador, os não atribuídos ou toda a equipe.
• Busca: razão social, CNPJ ou nome da obrigação.

3.3. Sincronizar a grade

A grade é gerada automaticamente todo mês, e o cadastro de um cliente sincroniza as obrigações dele sozinho ao ser salvo. Para gerar a grade de todos os clientes sob demanda, clique em Sincronizar Grade. O botão aparece para Administradores e para o Administrador Master; usuários da equipe sem perfil de administrador não o veem. O sistema cria as tarefas que ainda não existem e exibe a quantidade gerada, por exemplo: “Grade sincronizada com sucesso! 22 nova(s) tarefa(s) gerada(s).”

A sincronização também reconcilia o que mudou no cadastro:

• obrigações Pendentes e sem documentos de clientes que deixaram de se enquadrar são canceladas automaticamente, com registro no histórico;
• obrigações já em andamento ou com documentos nunca são canceladas sozinhas. O Rubri exibe um aviso para que a equipe revise e cancele manualmente, se for o caso.

3.4. Como ler cada linha

• Vencimento: prazo legal já ajustado por dia útil e feriados. Logo abaixo, Int. indica o prazo interno, a meta do escritório para concluir antes do prazo fatal.
• Vencida: selo vermelho exibido quando o prazo legal passou sem entrega.
• Responsável: altere diretamente na linha, sem abrir janelas.
• Status: altere pelo seletor. A opção Concluída não aparece nele, porque a conclusão só ocorre pela baixa com comprovante (seção 4).
• Documentos: + Anexar quando não há arquivos, ou a quantidade de documentos já vinculados.
• Histórico e Baixar: abrem a trilha de auditoria e a baixa da obrigação.

Algumas linhas exibem selos adicionais:

• Período de referência, como 3T2026, nas obrigações trimestrais, ou AC 2026 (ano-calendário) nas anuais;
• Dependência, como Aguardando eSocial e Reinf na DCTFWeb, indicando que ela depende da transmissão dessas obrigações.

3.5. Ações em massa

Marque a caixa no início das linhas (ou a do cabeçalho, para selecionar a página inteira). Uma barra aparece na parte de baixo da tela, com duas ações:

• Atribuir em Massa: escolha o responsável (ou Desatribuir) e clique no botão. Obrigações concluídas ou canceladas mantêm o responsável que as entregou.
• Baixa sem movimento: conclui de uma vez as obrigações selecionadas como Competência Sem Movimento / Dispensada (seção 4.1). Confirme na janela que aparece.

Na baixa sem movimento em massa, o Rubri ignora as obrigações já concluídas ou canceladas e as que não admitem essa opção, como as guias (DAS, DARF, FGTS, DAE) e a folha de pagamento. Ao final, ele informa quantas foram baixadas e quantas foram ignoradas. A baixa não gera protocolo de entrega nem envia aviso ao cliente, e cada obrigação ganha seu próprio registro na trilha de auditoria.

4. Baixa da obrigação com comprovante

Clique em Baixar na linha da obrigação.

1. Em Número do Recibo / Protocolo Oficial, informe o código do recibo gerado pelo órgão.
2. Em Data de Transmissão ao Órgão, informe a data que consta no recibo. É ela que define se a entrega foi no prazo.
3. Anexe o comprovante em Anexar Comprovante / Recibo (PDF ou imagem, até 10 MB). O campo é obrigatório e vem identificado com asterisco.
4. Revise as opções:
   • Documento interno: vem ativado. O arquivo fica visível apenas para o escritório.
   • Gerar Protocolo de Entrega ao cliente: registra data, hora e operador na trilha de auditoria. A opção só fica disponível quando o documento não é interno, porque o protocolo é entregue ao cliente. Ao desativar Documento interno, ela é marcada automaticamente.
   • Observações / Justificativa: campo livre, opcional.
5. Clique em Confirmar Baixa da Obrigação.

Depois da baixa, a linha passa para Concluída, mostra Transm. com a data informada e exibe o documento anexado.

4.1. Competência sem movimento

Marque Competência Sem Movimento / Dispensada quando o cliente não teve fatos geradores no período. Nesse caso o anexo não é exigido. Nos modelos configurados com Pausar após “Sem movimento”, as competências seguintes não são geradas para clientes sem folha até que haja movimento. Para manter a geração, use Sempre gerar no cadastro do cliente.

Para dar baixa sem movimento em várias obrigações de uma vez, use a seleção em massa da grade (seção 3.5).

4.2. Baixa automática pelo RubriVision

A baixa automática conclui a obrigação sozinha quando você envia ao RubriVision o recibo de entrega da declaração. Em vez de abrir a grade, clicar em Baixar, digitar o número do recibo e a data e anexar o arquivo, você apenas envia o recibo: o Rubri encontra a tarefa certa, preenche os dados e deixa a obrigação Concluída, com o recibo anexado.

Como funciona, passo a passo

1. Você envia o recibo pelo RubriVision, no Portal do Contador.
2. O RubriVision identifica o tipo do documento, o CNPJ, a competência, o número do recibo e a data de transmissão impressos nele.
3. O Rubri procura, na grade, a tarefa do cliente com o mesmo código de obrigação e a mesma competência.
4. Se todas as verificações de segurança (abaixo) forem atendidas, a tarefa muda para Concluída, o recibo fica anexado a ela e a linha passa a exibir Transm. com a data de transmissão lida no documento.
5. A linha ganha o selo ⚡ RubriVision™, o nível de confiança e o link Desfazer baixa, disponível por 24 horas.
6. O histórico da tarefa registra o evento Auto-Baixa RubriVision™, com o número do recibo, a data de transmissão e o nível de confiança.

A baixa não precisa de aprovação prévia: ela vale na hora. A segurança vem das verificações antes de concluir e da possibilidade de desfazer, descritas a seguir.

Quais documentos baixam a obrigação

A baixa automática vale para recibos de DCTFWeb, EFD-Reinf, SPED Fiscal, SPED Contribuições, eSocial, SEDIF (DeSTDA), DEFIS e DASN-SIMEI. Os recibos podem ser PDF ou, no caso do eSocial, XML.

Guias com valor, como DAS, DARF, FGTS e GPS, não dão baixa sozinhas: elas continuam sendo baixadas por você, pelo botão Baixar. A única exceção é o DAS do Simples Nacional, que pode ser baixado em conjunto com a declaração PGDAS-D ou, quando a declaração não tem nada a pagar, pela declaração sozinha (veja o próximo tópico).

Parcelamentos e certidões também não baixam obrigações. Eles são classificados nas categorias Parcelamentos e Certidão, que já existem no seu escritório.

Verificações de segurança

Para evitar baixas indevidas, o Rubri só conclui a tarefa quando todas as condições abaixo são atendidas:

• o CNPJ impresso no recibo é o do cliente. Recibo de outro CNPJ nunca baixa a obrigação, e o CNPJ de uma filial não baixa a obrigação da matriz;
• a competência e o código da obrigação foram lidos do recibo;
• existe uma única tarefa pendente daquele cliente com esse código e competência (se houver mais de uma, o Rubri não escolhe por você);
• a tarefa não está concluída, nem cancelada;
• a data de transmissão lida é válida: uma data no futuro, ou anterior ao início da competência, é ignorada e a tarefa fica sem a data de transmissão em vez de registrar uma data errada.

Se alguma condição falhar, o documento é guardado normalmente no cadastro do cliente e a obrigação continua aberta, para você dar a baixa manualmente. Nada é concluído “no chute”.

DAS do Simples Nacional: declaração PGDAS-D e guia DAS juntas, ou declaração sem valor a pagar

O recibo do PGDAS-D não traz um número de recibo da guia, então o Rubri só baixa a obrigação do DAS Simples Nacional quando tem duas provas que se confirmam: a declaração PGDAS-D e a guia DAS do mesmo mês.

A obrigação é concluída quando:

• as duas são do mesmo cliente (mesmo CNPJ) e da mesma competência;
• o total da guia DAS é igual ao “Total do Débito Exigível” da declaração, até o centavo;
• a declaração considerada é a mais recente daquela competência (se houver retificadora, vale a última).

Não importa a ordem: se a guia chegar primeiro, a baixa acontece quando a declaração chegar, e o contrário também vale. Se qualquer informação não conferir (total diferente, outro mês, outro CNPJ), a obrigação continua pendente.

Declaração sem valor a pagar: quando o “Total do Débito Exigível” da declaração é zero (empresa sem movimento, por exemplo), o Rubri não emite guia DAS e nenhuma guia vai chegar. Nesse caso a declaração sozinha dá a baixa, com o recibo da declaração anexado. As demais verificações continuam valendo: mesmo CNPJ, mesma competência e declaração mais recente do mês.

Para habilitar essa regra, o Administrador Master do escritório marca a opção Dar baixa quando a declaração PGDAS-D e a guia DAS chegarem juntas, ou quando a declaração não tiver nada a pagar, em Configurações > RubriVision, no cartão Baixa do DAS do Simples Nacional. Ela vale para os dois casos, o par declaração + guia e a declaração sem valor a pagar. Ela vem desligada e só tem efeito em escritórios que participam do piloto da baixa automática.

Selo de confiança

Na coluna Status, a baixa automática mostra o selo ⚡ RubriVision™ e o nível de confiança:

O nível é calculado a partir do que foi lido no recibo: ele não é uma probabilidade da inteligência artificial. Baixas feitas antes do selo existir aparecem sem ele.

Ver antes de confirmar se o recibo dará baixa

Logo após a análise, o RubriVision mostra, sob cada recibo de declaração, se ele vai dar baixa em alguma obrigação. É uma previsão: ao confirmar o envio, o Rubri confere tudo de novo antes de concluir a obrigação. Documentos que não são recibos de declaração não mostram o aviso.

Desfazer a baixa automática

Por 24 horas após a baixa automática, qualquer usuário do escritório pode corrigir um engano:

1. Na linha da obrigação, clique em Desfazer baixa, abaixo do selo. O link mostra até quando está disponível.
2. Na janela Desfazer baixa automática, confirme em Desfazer baixa (ou clique em Manter baixa para desistir).
3. A obrigação volta ao status anterior à baixa e o recibo deixa de comprová-la. O Rubri exibe “Baixa automática desfeita”.
4. O histórico registra Auto-Baixa Desfeita, com a confiança que a baixa tinha.

Depois de desfazer, você pode dar a baixa manualmente (com o botão Baixar) ou reenviar o recibo correto.

E a notificação ao cliente?

Ao enviar o recibo pelo RubriVision no Portal, a notificação ao cliente segue as opções que você marcar na confirmação do envio (Enviar notificação para usuários, e os canais Aplicativo, WhatsApp e E-mail, cada um com a quantidade de usuários que vão receber o aviso). Desative a notificação se não quiser avisar o cliente.

Acompanhar a qualidade: relatório da baixa automática

Em Relatórios > Baixa Automática (Qualidade da IA) (seção 7), você baixa um Excel com os últimos 90 dias de baixas automáticas, por nível de confiança e por obrigação, e quantas precisaram ser desfeitas ou reabertas. Use-o para avaliar a precisão da leitura no seu escritório durante o piloto.

4.3. Baixa do DAS com a guia, sem o recibo

Por padrão, o DAS do Simples Nacional só é baixado com o recibo da declaração. Se o seu escritório prefere comprovar o DAS pela própria guia, o Administrador Master pode liberar essa alternativa em Configurações > Obrigações acessórias, ligando a opção Permitir dar baixa no DAS do Simples Nacional anexando a guia DAS, sem o recibo da declaração PGDAS-D. Ela vem desligada e só o Administrador Master a enxerga.

Com a opção ligada, ao clicar em Baixar numa obrigação DAS do Simples Nacional, a janela mostra a caixa Comprovar com a guia DAS (sem recibo):

1. Marque Comprovar com a guia DAS (sem recibo). Os campos de número do recibo e data de transmissão deixam de ser pedidos.
2. Anexe a guia DAS do mês (PDF ou imagem, até 10 MB). O Rubri só aceita um arquivo reconhecido como guia DAS do Simples Nacional.
3. Revise as demais opções e clique em Confirmar Baixa da Obrigação.

A obrigação fica Concluída com a guia anexada e recebe o selo Guia DAS (sem recibo). O histórico registra a ação Baixa com Guia DAS (sem recibo) e o Dossiê de Protocolos identifica essa entrega como comprovada por guia.

Se você reabrir uma obrigação baixada com a guia, ou desfizer a baixa, ela volta a exigir o comprovante normalmente.

4.4. Cancelar ou reabrir uma obrigação

Para cancelar, escolha Cancelada no seletor de status. O Rubri exige uma Justificativa de no mínimo 10 caracteres, que fica registrada na trilha de auditoria. A obrigação cancelada deixa de contar nos indicadores da competência e a linha permanece na lista com o status Cancelada, para consulta.

A reabertura de uma obrigação concluída ou cancelada exige perfil de administrador e uma justificativa. A única exceção é a baixa automática do RubriVision, que qualquer usuário desfaz em até 24 horas (item 4.2).

5. Documentos da obrigação e visibilidade para o cliente

Clique em + Anexar ou na quantidade de documentos para abrir Documentos da Obrigação. Nela, você consulta os arquivos vinculados, baixa ou remove um documento e anexa novos com Anexar Documento.

Ao anexar, preencha:

• Categoria do Documento, por exemplo Recibo de Entrega;
• Nome de Exibição e Observações, opcionais;
• Documento interno: mantenha Sim para papéis de trabalho que o cliente não deve ver. Ao escolher Não, o documento se torna público para o cliente.

Quando o documento é público, aparece a opção Notificar o cliente, marcada por padrão. Ela envia push no aplicativo e e-mail avisando que o documento está disponível, assim que você confirmar. O botão de confirmação muda para Anexar e notificar o cliente, para deixar claro que o aviso será enviado. Marque também Também enviar por WhatsApp se a integração estiver ativa.

5.1. O que o cliente vê no aplicativo

A grade e a lista de obrigações são de uso interno do escritório: o cliente não vê as obrigações, os prazos nem o status delas no aplicativo ou no portal. O cliente só recebe os documentos que você anexar com Documento interno desativado, como qualquer outro arquivo, e a notificação que você escolher enviar.

Documentos internos nunca aparecem para o cliente.

6. Histórico e trilha de auditoria

Clique no ícone de Histórico para abrir a Trilha de Auditoria & Histórico. Ela lista, em ordem cronológica, cada evento da obrigação com data, hora, mudança de status, observação e responsável: criação da tarefa, mudanças de status e responsável, baixas, anexos e recálculos de prazo.

7. Relatórios e dossiê de protocolos

O botão Relatórios exporta os dados da competência filtrada:

• Planilha de Pendências: Excel (.xlsx) com indicadores e prazos;
• Relatório de Pendências: PDF executivo formatado;
• Baixa Automática (Qualidade da IA): Excel com os últimos 90 dias de baixas automáticas do RubriVision, por nível de confiança e por obrigação, e quantas precisaram ser desfeitas ou reabertas depois. Serve para avaliar a precisão da leitura no seu escritório;
• Dossiê de Protocolos: PDF formal com os recibos e um QR Code. O QR Code leva a uma página pública de verificação que confirma a integridade do documento (código SHA-256, quantidade de registros e data de emissão), sem expor dados dos clientes.

8. Modelos de Obrigações

Os Modelos de Obrigações definem o que é gerado e quando vence: cada modelo informa o departamento, a esfera, a periodicidade, a regra de vencimento, os regimes tributários e os critérios que determinam para quais clientes a obrigação é criada. Acesse pelo botão Modelos de Obrigações da grade.

O passo a passo completo está em um artigo próprio: Modelos de obrigações acessórias: criar, ajustar prazos e regras de geração. Nele você encontra:

• a lista de modelos, os filtros e a busca;
• cada campo do formulário (vencimento, regra em fins de semana e feriados, meta interna, regimes e critérios);
• como recalcular os prazos das obrigações em aberto depois de editar;
• o que acontece ao excluir um modelo (ele é desativado, não apagado) e ao usar Restaurar Padrões;
• a tabela de prazos padrão.

9. Feriados regionais

O cálculo dos prazos considera os feriados. Em Modelos de Obrigações, clique em Feriados para abrir Feriados Regionais. Para o passo a passo completo, veja o artigo Feriados regionais: como o Rubri ajusta os prazos das obrigações.

• Nacionais: carregados automaticamente a partir de uma base pública de feriados, com a origem Automático na lista. Se os feriados nacionais do ano ainda não tiverem sido carregados, a página exibe um aviso, e o Rubri usa o calendário nacional interno nos cálculos até a carga.
• Estaduais e municipais: cadastrados pelo Administrador Master em Cadastrar Feriado, informando abrangência, data, nome, UF e, quando municipal, o município.

O Rubri aplica cada calendário conforme a esfera da obrigação:

• Federal: apenas feriados nacionais;
• Estadual: nacionais mais os feriados da UF do cliente;
• Municipal: nacionais, estaduais e os feriados do município do cliente.

A comparação do município com o endereço do cliente ignora acentos e maiúsculas. Por isso, digite o município como está no cadastro do cliente.

10. Prazos padrão dos modelos

O Rubri cria os modelos padrão abaixo para o seu escritório. Eles são um ponto de partida: você pode ajustar cada um conforme a legislação aplicável ao seu cliente, estado e município.

Três modelos vêm inativos e só geram tarefas depois que você os ativa em Modelos de Obrigações: DARF IRPJ e CSLL estimativa (último dia útil do mês seguinte), CAGED (dia 7 do mês seguinte, antecipa) e DMED (último dia útil de fevereiro, para prestadores de serviços de saúde).

11. Boas práticas

• Mantenha regime tributário, funcionários registrados e as inscrições Estadual e Municipal atualizados antes de sincronizar a grade.
• Informe a data de transmissão do recibo, e não a data em que a baixa foi feita. Ela alimenta o indicador de entregas no prazo.
• Mantenha Documento interno ativado para papéis de trabalho e use documentos públicos apenas para o que o cliente deve receber.
• Defina uma meta interna em cada modelo para que a equipe conclua antes do vencimento legal.
• Cadastre os feriados estaduais e municipais dos seus clientes e revise os modelos no início de cada ano. Veja como em Feriados regionais: como o Rubri ajusta os prazos das obrigações.

12. Perguntas frequentes

Uma obrigação não apareceu na grade. O que verificar? Confirme se o cliente está ativo, se o Regime tributário está preenchido e se o regime consta em Regimes aplicáveis do modelo. Verifique também se o cliente tem funcionários marcados (para obrigações de Pessoal), se tem Inscrição Estadual ou Municipal (para modelos que as exigem), se o modelo está Ativo e se o cartão do cliente não está em Nunca gerar. Depois, clique em Sincronizar Grade.

O prazo não bate com o que eu esperava. Confira a Regra em Fins de Semana / Feriados e o Mês de Vencimento do modelo e se o feriado do município do cliente está cadastrado (veja Feriados regionais). Após ajustar o modelo, use Recalcular prazos.

Por que não consigo mudar o status para Concluída? A conclusão exige comprovante e ocorre pelo botão Baixar (ou automaticamente pelo RubriVision). Isso garante que toda obrigação concluída tenha recibo e data de transmissão. No DAS do Simples Nacional, o Administrador Master pode liberar a baixa com a guia no lugar do recibo (seção 4.3).

Posso dar baixa sem movimento em várias obrigações de uma vez? Sim. Selecione as linhas na grade e clique em Baixa sem movimento na barra que aparece embaixo. As obrigações que exigem comprovante, como as guias, e as já concluídas ou canceladas são ignoradas, e o Rubri informa quantas foram baixadas (seção 3.5).

Posso dar baixa no DAS só com a guia, sem o recibo? Somente se o Administrador Master ligar a opção em Configurações > Obrigações acessórias. Ela vem desligada, vale só para o DAS do Simples Nacional e deixa a baixa marcada como “Guia DAS (sem recibo)” no histórico e no dossiê (seção 4.3).

Tenho empresas do Simples sem movimento e sem guia. Como dar baixa no DAS? Com a baixa automática e a regra do DAS ligadas, envie a declaração PGDAS-D (declaratório) pelo RubriVision: quando o total do débito é zero, a declaração sozinha conclui a obrigação (seção 4.2). Sem a baixa automática, anexe o recibo da declaração na baixa manual.

A baixa automática não está acontecendo. Por quê? A funcionalidade é habilitada por escritório e vem desligada por padrão: confirme com o suporte do Rubri se o seu escritório está no piloto. Para o DAS do Simples Nacional, o Administrador Master também precisa ligar a opção em Configurações > RubriVision, e a guia DAS precisa ter o mesmo total da declaração PGDAS-D do mês (declaração com total zero dispensa a guia).

A baixa automática errou. O que faço? Clique em Desfazer baixa na linha da obrigação (disponível por 24 horas) e baixe manualmente com o recibo correto. Se o cliente já foi notificado, o aviso não é cancelado.

O cliente consegue ver a obrigação no aplicativo? Não. As obrigações e a grade são de uso interno. O cliente recebe apenas os documentos que você anexar como não internos e a notificação que você escolher enviar (veja a seção 5).