A seção de Integração com WhatsApp foi projetada para estreitar a comunicação entre o escritório e seus clientes, permitindo automatizar o envio de notificações, guias e alertas diretamente para o aplicativo de mensagens mais utilizado do mercado. Através desta tela, o usuário pode acompanhar em tempo real o status da sua conexão (saber se a sessão está ativa ou desconectada), visualizar o número de telefone vinculado ao portal e iniciar o processo de pareamento de forma simples e intuitiva clicando no botão de conexão.
1. Configuração
Para iniciar o processo de integração do seu canal de comunicação:
- Acesse o menu lateral do painel administrativo do Rubri .
- Clique na opção Configurações .
2. Integração WhatsApp
Após abrir as opções de configurações do sistema, localize a aba de direcionamento do canal:
- Visualize as abas de navegação da página.
- Clique na aba Integração WhatsApp .
3. Conectar WhatsApp
O painel indicará que o serviço está desconectado. Enquanto a sessão não estiver conectada, a tela inicial também exibe o aviso WhatsApp: Sessão não encontrada (ou o estado correspondente) no Centro de Atenção, que substituiu o indicador de status do sino do cabeçalho. Para iniciar o pareamento do seu número:
- Localize a seção Status da integração .
- Clique no botão Conectar WhatsApp (em destaque verde).
4. Escolher como conectar
Ao clicar em Conectar WhatsApp, a janela Como deseja conectar o WhatsApp? apresenta as duas opções. Escolha uma delas e clique em Continuar.
| API oficial | API não oficial | |
|---|---|---|
| Conexão | Pela sua conta na Meta | Pelo QR Code do WhatsApp |
| Custo | Cobrança por mensagem, paga diretamente à Meta | Sem custo |
| Velocidade | Envio em tempo real | Envios agendados, mais lentos |
| Risco de suspensão | Menor | Maior, embora o Rubri use técnicas para evitá-lo |
| Texto da mensagem | Padrão, aprovado pela Meta | Personalizável |
| Arquivos e documentos | Sim | Sim |
| Comunicados | Sim | Não |
| Grupos do WhatsApp | Não | Sim |
| Avisos de solicitações | Não | Sim |
Importante
Custos da API oficial: os valores são pagos diretamente à Meta, pela forma de pagamento cadastrada no perfil de negócios do escritório. O Rubri não intermedeia nem recebe nada desses pagamentos.
5. Conectar pela API oficial
5.1. O que preparar
- Uma conta do Facebook com acesso de administrador ao perfil de negócios do escritório, ou permissão para criar um.
- Um número de telefone para os envios do escritório, de preferência dedicado a essa função.
- Uma forma de pagamento para cadastrar na Meta. Sem ela, os envios são recusados.
5.2. Passo a passo
- Na janela de escolha, clique em Continuar no cartão API oficial.
- Na janela da Meta que abrir, entre com a sua conta do Facebook.
- Escolha ou crie o perfil de negócios e a conta WhatsApp Business.
- Informe o número de telefone e confirme o código de verificação.
- Ao concluir, aguarde a mensagem WhatsApp conectado com sucesso no Rubri.
Dica
Janela que não abriu: verifique se o navegador bloqueou o pop-up e permita as janelas do Rubri.
5.3. Aprovação dos modelos de mensagem
Na API oficial, a Meta precisa aprovar os textos antes do primeiro envio. O Rubri cadastra os modelos automaticamente ao conectar. Enquanto a análise não terminar, a tela avisa que os modelos estão sob revisão, processo que pode levar até 24 horas. Nesse período, nenhuma mensagem é enviada.
Se um modelo for rejeitado ou pausado, os envios ficam bloqueados e a tela indica onde verificar o motivo.
5.4. Cobrança e acompanhamento na Meta
Com a API oficial conectada, a tela mostra o painel Cobrança e acompanhamento na Meta, com atalhos para as páginas da Meta:
- Aprovação dos modelos: situação de cada modelo de mensagem.
- Consumo e custos: volume de mensagens enviadas e valores.
- Saldo e pagamento: forma de pagamento e saldo da conta.
A Meta cobra por categoria de mensagem. No Rubri, os arquivos usam um modelo da categoria Utilidade e os comunicados, um da categoria Marketing. Consulte os valores vigentes no painel da Meta.
5.5. O que o cliente recebe
As mensagens saem assim que são geradas, sem janela de horário e sem lotes. O texto é fixo porque precisa seguir o modelo aprovado pela Meta.
- Arquivos: “Prezado cliente, o escritório [nome do escritório] gostaria de informar que o arquivo [nome do arquivo] foi adicionado com sucesso na sua conta [nome da empresa]. Para sua conveniência, o arquivo segue em anexo. Atenciosamente.”
- Comunicados: “Olá! Temos um comunicado importante do escritório [nome do escritório]”, seguido do assunto e da mensagem do comunicado.
O nome exibido é o nome fantasia. Quando ele não estiver preenchido, o Rubri usa a razão social. O texto realmente enviado fica disponível em Notificações enviadas.
Atenção
Outros avisos: a API oficial envia apenas arquivos e comunicados. Avisos de solicitações não saem pelo WhatsApp nessa conexão, e arquivos não são enviados para grupos do WhatsApp.
5.6. Pedido para parar de receber comunicados
As mensagens de comunicado trazem o botão Parar de receber. Quando o contato tocar nele, deixará de receber comunicados por WhatsApp, e a tentativa de envio aparecerá como falha em Notificações enviadas. Os avisos de arquivos continuam normalmente. Para reativar o contato, fale com o suporte, pois essa opção ainda não está disponível no Portal.
5.7. Mensagens de erro
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Cadastre uma forma de pagamento na sua conta WhatsApp Business (Meta) | Use o botão Saldo e pagamento e cadastre ou regularize a forma de pagamento. |
| O modelo de mensagem não está aprovado ou está pausado na Meta | Use o botão Aprovação dos modelos para ver o motivo. |
| Este número já tem verificação em duas etapas com outro PIN | Desative a verificação em duas etapas no WhatsApp Manager e conecte o WhatsApp novamente. |
| O número ainda não está registrado na API oficial | Clique em Desconectar WhatsApp e conecte novamente. |
| A autorização com a Meta expirou | Desconecte e conecte o WhatsApp novamente. |
| Limite de envios da Meta atingido | Aguarde e tente novamente mais tarde. |
6. Conectar pela API não oficial
Na janela de escolha, clique em Continuar no cartão API não oficial e siga as etapas abaixo.
6.1. Termos de Uso do WhatsApp
Uma janela modal será aberta exibindo as diretrizes e os Termos de Uso do WhatsApp :
- Regras de uso: É fundamental ler atentamente as políticas para compreender as regras contra práticas de spam e garantir o uso correto da ferramenta em conformidade com as políticas da Meta, mitigando o risco de bloqueio do número de telefone.
6.2. Ler e concordar com os termos
Para prosseguir com o processo de autenticação:
- Leia as orientações (como a recomendação técnica de utilizar um número de telefone dedicado exclusivamente para os envios do escritório).
- Selecione a caixa de marcação Concorda com os termos acima .
6.3. Clicar em Concordar e prosseguir
Após ler e aceitar as diretrizes de segurança:
- Clique no botão Concordar e prosseguir para fechar a modal e solicitar a geração do código de acesso ao sistema.
6.4. Escanear o QR Code
Com a imagem do código gerada na tela:
- No seu smartphone, abra o aplicativo do WhatsApp .
- Acesse o menu de opções e selecione Aparelhos conectados > Conectar um aparelho .
- Aponte a câmera do celular para o QR Code exibido no painel do Rubri para realizar a leitura óptica.
- Aguarde a conclusão da sincronização automática das credenciais. O status da tela mudará para Conectado .
7. Mensagem de Envio de Documentos
Esta seção aparece apenas com a API não oficial conectada, pois na API oficial o texto segue o modelo aprovado pela Meta. Nela, você pode personalizar como a mensagem de envio de guias e documentos fiscais/contábeis será entregue aos seus clientes.
- Localize a seção Mensagem de envio de documentos .
- No campo de texto, insira o modelo de mensagem desejado.
Você pode utilizar variáveis que serão substituídas dinamicamente no momento do envio:
Tags Dinâmicas Disponíveis
Você pode utilizar variáveis que serão substituídas dinamicamente no momento do envio:
| Tag dinâmica | Descrição |
|---|---|
%NOME_ESCRITORIO% | Nome do escritório de contabilidade cadastrado no sistema. |
%NOME_EMPRESA% | Nome da empresa do seu cliente destinatário. |
%NOME_DOCUMENTO% | Nome ou título do arquivo ou da guia enviados. |
%NOME_USUARIO% | Nome do usuário do escritório que enviou o documento. |
%DATA_DE_HOJE% | Data atual do envio (DD/MM/AAAA). |
%MENSAGEM_GERADA% | Mensagem aleatória e contextual gerada automaticamente por IA. |
Pré-Visualização da Mensagem
No painel lateral de Pré Visualização , você acompanha em tempo real como o texto e o documento em anexo (ex: PDF do Simples Nacional) aparecerão no aplicativo do seu cliente.
Atenção
Atenção: A última linha da mensagem é gerada automaticamente pelo sistema e é estritamente necessária. Esta é uma das estratégias de segurança do Rubri para alternar o conteúdo de cada disparo e evitar o bloqueio ou suspensão do seu número pela Meta.
Salvando as alterações
Após definir a estrutura da sua mensagem e conferir na pré-visualização:
- Clique no botão Salvar mensagem personalizada no rodapé da página.
- Uma confirmação indicará que as preferências foram armazenadas com sucesso.
8. Trocar o tipo de conexão
- Na tela Integração WhatsApp, clique em Desconectar WhatsApp.
- Clique em Conectar WhatsApp e escolha a outra opção.
Depois da troca, confira o que muda para o escritório:
- De não oficial para oficial: a mensagem personalizada deixa de ser usada e os arquivos não são mais enviados aos grupos do WhatsApp. As configurações de grupos ficam guardadas.
- De oficial para não oficial: os comunicados deixam de sair pelo WhatsApp, e os envios voltam a seguir o agendamento dessa conexão. As configurações de grupos voltam a valer se o escritório reconectar o mesmo número.