Como Gerenciar as Categorias de Arquivos

A organização e a estruturação das categorias de arquivos definem como pastas, documentos e guias de pagamento serão organizados e distribuídos para os seus clientes no portal web e no aplicativo móvel do escritório.

Com essa configuração ativa, a Inteligência Artificial da plataforma (incluindo o envio em lote via RubriVision ) e os envios manuais rápidos direcionam automaticamente os arquivos para as pastas corretas, otimizando o fluxo de trabalho do escritório e facilitando o controle financeiro do cliente final.

1. Configurações

Para acessar a página de Categorias de Arquivos, navegue pelo menu lateral do sistema em: Início > Configurações . No menu superior, clique na aba Categorias de arquivos .

2. Listagem de Categorias

A interface apresenta todas as pastas cadastradas em uma tabela estruturada. Cada linha detalha os seguintes elementos:

• Ordem: Define a posição em que a pasta aparece para os clientes finais nos portais e aplicativos móveis. Use as setas de subir e descer para ajustar a ordenação.
• Nome da Categoria: A nomenclatura que identifica a pasta de arquivos (ex: Faturamento , Impostos , Folha de pagamento ).
• Arquivos Associados: O volume total de arquivos armazenados sob aquela categoria específica.
• Tags/Subcategorias (Badges): Indicadores vinculados à categoria que orientam o mapeamento automático de documentos da Inteligência Artificial.
• Regra de liberação (selo roxo): Aparece quando a categoria segura os arquivos até uma data, por exemplo 5 dias úteis antes do vencimento. Categorias sem o selo liberam o arquivo para o cliente assim que ele é enviado. Veja a seção Liberação para o cliente.
• Categoria de Contas? : Identifica se a categoria é destinada a obrigações financeiras/pagamentos (exibindo Sim ) ou a documentos informativos em geral (exibindo Não ).
• Ações: Atalhos para Editar ou Excluir a categoria.

ℹ️ Nota: Para a primeira categoria da lista, o botão de subir encontra-se desabilitado. O mesmo ocorre com o botão de descer para o último item.

3. Cadastrar e Editar Categorias

Para gerenciar o seu catálogo de pastas, siga as instruções abaixo:

A. Cadastrar Nova Categoria

1. Clique no botão add Cadastrar categoria localizado no canto superior direito da tabela.
2. No modal exibido, preencha o campo Nome (obrigatório, marcado com * ).
3. Escolha o Tipo de categoria selecionando um dos dois cards de opções:

• Documentos: Indicado para certidões, contratos e demonstrativos informativos (representado pelo ícone de artigo). As certidões de regularidade enviadas ou emitidas pela página Certidões são guardadas na categoria Certidão.
• Pagamentos: Indicado para guias tributárias, taxas ou boletos de honorários (representado pelo ícone de código de barras – define a propriedade “Categoria de contas?” como Sim ).

4. Clique no ícone de confirmação ( Salvar ) para concluir. O botão permanece desabilitado até que o nome seja preenchido.

⚠️ Atenção: Ao classificar uma categoria como Pagamentos , o cliente final ganha acesso a recursos adicionais no aplicativo móvel, como controle de status de pagamento (“Já Paguei”), leitura de linha digitável e Pix Copia e Cola.

B. Editar Categoria

1. Localize a categoria na grade e clique na ação Editar .
2. Modifique o nome ou o tipo conforme necessário.
3. Clique em Atualizar para aplicar as mudanças de forma imediata.

C. Liberação para o cliente

O bloco Liberação para o cliente, no cadastro e na edição da categoria, define quando o cliente passa a ver os arquivos dessa categoria. Até essa data o arquivo fica guardado no escritório: não aparece no aplicativo nem no portal do cliente, não gera notificação e não gera protocolo de entrega. Na data, o Rubri libera o arquivo, gera o protocolo e envia as notificações escolhidas no envio.

As opções são:

• Assim que o arquivo for enviado: o cliente vê o arquivo na hora. É o padrão das categorias de documentos.
• Antes do vencimento: só para categorias de Pagamentos. Informe quantos dias (de 0 a 60) e se são dias úteis ou dias corridos. O arquivo é liberado nesse dia, no horário de liberação do escritório. Os dias úteis descontam sábados, domingos e feriados nacionais.
• Em um dia fixo do mês: informe o dia (de 1 a 31). O arquivo é liberado nesse dia, no horário de liberação do escritório, no mês do vencimento (ou no mês do envio, quando o arquivo não tem vencimento). Em meses mais curtos, vale o último dia do mês.
• Uma vez por dia, no horário de liberação: os arquivos ficam guardados e são liberados juntos, uma vez por dia, no horário de liberação do escritório. Enviado até esse horário, o arquivo é liberado no mesmo dia. Enviado depois, é liberado só no dia seguinte: com o horário às 08:00, um arquivo enviado às 09:00 é liberado às 08:00 do dia seguinte. A regra vale também para sábados, domingos e feriados, e não depende do vencimento. Para um envio urgente, escolha Liberar agora no próprio envio.

Nos escritórios que começam a usar o Rubri, as categorias de pagamento já vêm com a regra 5 dias úteis antes do vencimento. Nos escritórios que já usavam o Rubri antes do Envio Agendado, todas as categorias continuam em Assim que o arquivo for enviado até que você escolha outra regra. Você pode mudar ou desligar a regra a qualquer momento: a mudança vale para os próximos envios.

O bloco não aparece em categorias internas, porque o cliente nunca vê esses arquivos. As faturas de honorários geradas automaticamente pelo Rubri também não seguem a regra: elas continuam liberadas na hora.

D. Horário de liberação

O card Horário de liberação, no topo da página de categorias, define a hora (horário de Brasília) em que os arquivos agendados pelas regras das categorias ficam disponíveis para o cliente. O padrão é 08:00.

1. Em Liberar às, escolha o horário.
2. Clique em Salvar horário.

O novo horário vale para os próximos envios. Os arquivos que já estão agendados mantêm a data e a hora calculadas no envio, e as datas escolhidas manualmente no envio mantêm o horário informado. Somente os administradores do escritório podem alterar o horário. O horário é um só por escritório e vale para todas as regras: se você escolher 18:00 para a regra Uma vez por dia, as regras Antes do vencimento e Em um dia fixo do mês também passam a liberar às 18:00.

4. Excluir Categoria e Migrar Arquivos

Para garantir a segurança dos documentos e evitar exclusões acidentais, a plataforma Rubri adota um comportamento dinâmico baseado no volume de arquivos vinculados:

4.1. Categoria sem arquivos vinculados (0 arquivos)

1. Clique no botão Excluir correspondente à categoria.
2. O sistema exibirá uma mensagem de confirmação: “Deseja realmente excluir a categoria [Nome da Categoria]? Essa operação é irreversível” .
3. Clique no botão de confirmação para remover a categoria definitivamente.

4.2. Categoria com arquivos vinculados (Migração Obrigatória)

Se a categoria possuir arquivos associados, o sistema impede a exclusão direta e inicia a migração guiada:

1. Clique em Excluir correspondente à categoria desejada.
2. O sistema exibirá o modal informando que os arquivos precisam ser migrados. Clique em OK para abrir a ferramenta.
3. No campo Nova categoria , selecione a pasta de destino que receberá os arquivos migrados.
4. Clique em Migrar .
5. Na mensagem de confirmação secundária ( “Prosseguir? Este processo irá migrar [X] arquivos para a categoria [Nome da Destino]” ), clique em Sim .
6. O sistema efetuará a transferência. O contador de arquivos da categoria de origem será zerado ( 0 ).
7. Por fim, clique no botão Excluir novamente na categoria original (agora vazia) e confirme a exclusão definitiva.

5. Parametrização de Categorias Padrão (Mapeamento de Fluxos)

A seção Categorias Padrão (localizada logo abaixo da grade) é responsável por definir os destinos automáticos do sistema. Configurar estes parâmetros garante a eficiência da inteligência artificial (como a leitura automatizada de dados pelo RubriVision ) e de envios rápidos de arquivos padrão:

• Padrão para documentos da empresa: Destina documentos institucionais, societários ou de cadastro do cliente.
• Padrão para DARF: Encaminha guias de DARFs detectadas pela leitura automatizada.
• Padrão para Simples Nacional: Encaminha guias do Simples Nacional.
• Padrão para férias: Destina arquivos de recibos e avisos de férias.
• Padrão para folha de pagamento: Destina folhas de pagamento de colaboradores e holerites.
• Padrão para honorários contábeis: Mapeia boletos ou faturas dos honorários do escritório
• Padrão para Faturamento: Destina relatórios e notas fiscais de faturamento da empresa.
• Padrão para Declarações Fiscais: Destina declarações entregues ao fisco.
• Padrão para outros documentos: Pasta padrão de destino para arquivos gerais sem correspondência de IA.
• Padrão para outros pagamentos: Destina guias e boletos diversos de pagamento.
• Padrão para outros Impostos: Pasta de destino para tributos não identificados especificamente.

Após mapear todos os fluxos, clique no botão Salvar (localizado no canto inferior esquerdo da seção) para gravar e aplicar as novas parametrizações.

6. Integração com Grupos de Acesso e Permissões

A distribuição dos arquivos e a respectiva visibilidade dependem estritamente das configurações de permissões do escritório.

Ao clicar no botão Gerenciar grupos de permissões na interface de categorias, o operador é redirecionado à página de parametrização de segurança, onde poderá:

• Definir quais categorias de arquivos pertencem a cada grupo de permissão (ex: associar as categorias Férias e Folha de pagamento ao grupo Departamento Pessoal ).
• Determinar quem (tanto colaboradores internos do escritório quanto usuários do cliente final) receberá as notificações e terá acesso para visualizar cada tipo de documento postado.